2016/3/24 16:28:11 以“安全存储、资料共享”为目的建设数字化高校档案系统

随着教育的改革,高校规模发展迅速,传统档案管理办法已经不能满足高校的需求。随着高新技术的飞速发展及快速渗透,数字化校园逐渐普及,数字化技术给高校的档案管理带来了全新的工具和途径。

档案管理系统

一、建设数字化高校档案系统的意义

数字化高校档案系统是将纸质档案上的内容进行扫描整理,再将数字化资料进行归类,通过计算机设备录入到学校的数据库中,通过数据库的方式来对档案资料进行整理,这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索,另外节省了空间,方便了维护,最终实现数字化校园档案系统对档案信息的安全储存和资料共享。

1、提高档案服务质量

我国传统的高校档案管理都是通过人工作业的方法,在资料查找的过程中消耗大量的人力物力,甚至会因为人为因素造成资料受损、丢失,但是随着数字化校园的建设,数字化技术使得档案管理工作更加有效率,能够保证所有的过程准确无误,减少了人力和财力的投入,还提高了整个校园管理的效率,可以说数字化校园建设推动了档案管理从人工向数字化的巨大转变。从高校的角度来说,通过数字化技术对纸质档案进行处理之后,学校的每个部门都能够迅速及时地获得最新的信息,根据每个部门的需要对信息进行筛选汇总分析,更好地服务于高校的各个部门。

电子档案管理系统

2、提高档案利用率

高校规模越来越大,档案管理压力也越来越大,因此高校必须采取有效的方法来解决这一问题,通过数字化档案管理系统提高档案的利用率,不断推进档案管理的进步。但是我国多数高校的档案管理水平仍然报告,这对我国档案管理事业带来了重大的阻碍,所以说建立好高校数字化档案管理系统对高校改革发展有重要的意义。

二、建设数字化高校档案系统的途径

从高校的角度来说,尽快建设数字化高校档案系统来提升档案管理的质量与水平是迫在眉睫的工作,但是也要采取适当的方式,在建设数字化高校档案系统的过程中注意方式方法,这样才能让数字化技术真正在档案信息工作中发挥应有的作用。

1、足够的资金保障

数字化高校档案管理系统需要购买建设硬件和软件设施,需要资金投入,高校的管理部门要认识到数字化档案系统的重要性,保障有足够的资金来建设数字化档案管理系统。

2、保证数字化安全

档案资料属于机密性文件,因此在建设数字化档案管理系统是要保障档案信息的安全性,可以针对其进行安全化的软硬件设施,对档案管理人员进行信息安全方面的教育培训,防止其在工作中出现失误性操作,消除安全隐患。

3、合理规划数字化档案管理系统的建设

建设数字化高校档案系统要全面考虑院校自身的实际情况使之具有合理性和规划性,在建设过程中必须有步骤的完成数字化档案管理系统的建设,同事合理地对档案管理人员进行数字化建设的培训和学校,有选择性地对每一个档案部类中较为重要的信息进行数字化处理,工作中每一个工作人员都应该具有全局意识,安全意识,保证数字化档案管理系统的顺利建设。

 
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