2016/2/25 16:45:13 校园网门户的推广思路及实践

校园门户是学校信息服务的展示平台,为了使大连理工大学校园综合服务门户能够有效的使用,并得到师生的认可,我校在以下几个方面做了探索。

1.多层面丰富门户的功能主要从数据、信息、系统等层面对信息进行了集成和汇聚,来丰富门户的展示内容。

(1)在数据层面,根据用户对信息的需求和提供检索的要求,把师生重点关注的数据信息从各个业务系统抽取到公共数据库,然后将最新信息通过报表、邮件等形式在指定的时间内及时通知到用户。实现了从原来“人找信息”到“信息找人”的转变。

目前,师生可以通过门户获取以下信息:校内通知、校务公开、校内文件、校内公示等信息、各部门公共信息、课程信息、成绩信息、邮件信息、生活服务信息、校园自助系统的网络费用信息、图书借阅信息等。

(2)在信息层面,为了方便师生查阅校内各部门信息,把学校主要部门的新闻、通知信息等通过页面识别的方式进行汇聚,形成了公共信息版块,方便师生实时了解来自各个部处的最新信息。当前已抽取“大工新闻”、“公告栏”、“研究生通知”、“教务处重要信息及新闻快递”、“人事处通知公告”、“学工新闻”、“科学技术研究院通知”、“机关党委信息动态”、“组织部通知”、“技术研究开发院”、“网络与信息化中心通知”、“国际合作与交流学院通知”等信息。

(3)在系统层面,把学校主要业务系统集成到门户统一身份认证中,通过统一身份认证登录之后,用户可以通过门户无障碍的进入到各类管理信息系统,而不需要再次输入账号密码。

目前已将教务系统、注册系统、研究生院管理系统、图书管理系统、财务系统、网络自助系统、网上学习中心等集成到门户中。

2.采用合理化手段提高用户使用体验

用户群体对校园门户的熟悉程度和认可程度直接决定了该系统的使用效率,学校开展信息化建设工作,就是想通过信息化的手段满足校领导、管理人员、教师和学生的需求,帮助他们更好的工作和学习。不同的用户群体具有不同的需求特点,所以,我校针对不同的用户群体采用不同的推广模式。

在门户建设初期,学校教工并没有一个固定不变的唯一标识,考虑到数字化校园建设未来的发展,学校相关部门制定了职工号的编码标准,此标准采用10位数字编码作为唯一标识。在门户试运行初期,为了方便师生的使用,采用了学校邮箱、职工号和学号多种方式进行登录认证。学校邮箱是教师工作必备的工具,而且邮箱的命名都有一定的个性化意义,容易记住,师生在登录门户时可以抛开没有明显意义的纯数字标识。门户中的很多服务,为了方便师生应用

,都提供了网络自助处理方式,对于一些特殊服务,也尽可能减少线下业务的办理流程。比如说:用户可以通过学校邮箱完成密码重置业务;部门自聘人员和二级部门管理员的申请只需要交付一个简单的表格,其它申请确认工作都是在网上完成。

目前,师生进入门户后,可获得根据其身份定制的各项服务。师生还可以根据需要,进行页面的个性化定制。比如教师比较关心的课程信息都可以在门户首页的日程提醒中呈现出来;学生的注册信息,成绩信息,课程信息等;管理人员的通知发布系统,公示系统等;领导还可查看到本部门的统计信息等。

3.适时实施具有强制性的应用

和行政部门合作,部署一些特殊应用,这些应用是针对不同时期用户不同的需求特别定制设计的。这些应用包括学校的通知系统、文件发布系统、注册系统、新生邮箱的注册模块和校内公示等。用户必须登录门户才能看到这些应用系统的信息。

在推广过程中,为了避免用户对新建的系统产生反感,我校都采取循序渐进的推广模式。比如信息发布系统的切换,主要采取了“三步走”方式来确保系统间的平稳过渡。首先,新、旧系统平行运行,期间信息可以选择在任何一个系统中提交,然后由系统完成同步;其次,新系统正式运行,在此期间旧系统中原有管理功能全部停用,只保留展示功能,所有信息只能在新系统中进行发布;最后,新、旧系统完成切换,此时将历史记录完全转换到新系统中。通过新旧系统的平稳过渡,门户用户登录数出现了显著增加。

4.采用多种形式的宣传策略

当前学校的信息系统可谓是五花八门,并没有哪个系统能长盛不衰,特别是对于门户这种页面集成性系统,若不用心建设,很可能就变成了摆设。所以有必要对系统进行宣传。

5.实施个性化服务

大连理工大学在门户的研发和应用推广中, 针对师生的个性化功能需求,不断同开发单位进行研讨,实现个性化信息服务。

(1)张弛有度的角色划分

门户中根据功能的不同, 将使用用户分为不同的类型,形成不同的角色,实现了基于角色的授权管理,不同的角色有一定的权利,同时也承担着一定的责任。整体的角色划分要求既不能划分的“太细”,也不能划分的“太粗”。太细,管理灵活性差,

用户被束缚,门户管理部门的负担重,维护的工作量大;太粗,权限分配自由度太大,权限肆意发放,不利于监管和安全。 经过深入的调查研究,在不断的修正调整基础上,我校门户的角色分为教师、本科生、研究生、超级管理员、系统管理员、二级部门管理员、领导、信息发布员、信息审核员、部门自聘人员审核员、部门自聘人员管理员等。

校园门户网站划分

(2)部门自聘人员的动态

管理学校各个部门都有一些自聘人员,流动性比较大,但是没有行政部门对他们进行统一管理。 部门自聘人员的业务涉及到门户的一些应用, 他们需要通过门户来开展相应的工作,所以门户中提供了相应的账号申请服务,并制定了针对部门自聘人员的申请流程和使用规则。

(3)方便安全的密码重置服务

密码重置服务是校园门户系统中处理较多的业务,每年都有成千次的密码重置请求,

所以门户从设计初期就提出要设计安全灵活的重置密码功能,最终确定三种方式的重置密码功能。 方式一是通过安全问题重置密码:通过回答预先设定安全问题,用户可以自助在线重置密码;方式二使用关联邮箱重置密码: 用户输入账号和关联的校园电子邮箱,门户会把重置后的密码发到邮箱;方式三采用人工方式重置密码:用户本人带证件信息到服务大厅,现场由工作人员重置密码,并打印密码条。 重置后的密码为随机的 8 位字母,而且系统监控中对于重置密码操作进行留痕记录,记录了包括重置方式、时间、IP 地址等信息,确保账号的安全。


 
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