2016/1/8 15:56:15 数字化校园管理信息系统前期建设准备方案与步骤

数字化校园管理信息系统的总体规划是关于管理信息系统的长远发展的计划。由于信息已经成为了学校的重要组成部分,信息系统和学校的文化、运作有着不可分割的关系。管理信息系统的建设不仅需要消耗大量的资金,而且技术非常的复杂。如果规划的不好,不仅仅学校自身造成损失,由此而引起学校运行不好的间接损失更是难以估量。

首先需要知己知彼?

因此需要我们在确认管理信息系统的首要目标:首先应该清楚学校的总战略目标,在兼顾各管理层的要求的基础上要整体上服务于高层管理,要脱离管理信息系统对组织结构的依从性。要使系统结构有良好的整体性而且要方便实施。

 其次:清楚了解数字化校园管理信息系统的开发策略

一般来说由于需要统一标准,统一规范,统一进度等,管理信息系统的规划是顶层设计,是按照“自上而下”的方法来进行的。而管理信息系统的开发实施则有三种策略,它们分别是“自下而上”的开发策略,“自上而下”的开发策略和综合开发的开发策略。

(1)“自下而上”的开发策略

“自下而上”的开发策略的基本思想就是从最基本的开始,最低层的开始,实现最基本的功能。然后逐步扩大,逐步增加功能,直到用户满意为止。它的基本流程是首先由用户提出系统要求,然后根据用户的需求进行归纳整理,开发一个基本的模型,然后由用户对该模型提出修改意见,然后再进行修改,不断地循环处理,直到用户满意,确定最后的模型能投入到实际的应用中。它的优点是简单,符合客户对系统的认知程度,效率也很高。它的缺点是不适合大型系统的开发,不适合开发需要大量运算和逻辑性强的模块,更不适合进行批量处理。

(2)“自上而下”的开发策略

“自上而下”的开发策略的基本思想是从最高管理层开始,高瞻远瞩,开发的时候注重的是全面性、长远性、总体性。它的基本流程是从上而下将软件开发周期分为制订计划、需求分析、软件设计、程序编写、软件测试和运行维护六个基本活动。它的优点正好克服了“自相而上”开发策略的缺点,那就是它的整体性很强,逻辑性很强。而它的缺点却也很明显,因为是自上而下考虑的,所以虽然站的高,可以看的远,但却看不仔细,所以有些方面可能考虑不到。而且由于是一级一级地开发,这样也很浪费时间。

(3)综合开发的开发策略

结合“自上而下”、“自下而上”优点和缺点,对它们进行互相弥补,取长补短。一般来说,“自上而下”的方法应用到系统总体规划上,而“自下而上”的方法则在具体的系统设计上,系统实施阶段上。

通常情况下,一般开发人员不足、开发经验不足、开发系统较小的情况下采用“自下而上”的策略。在实践中,对于大型系统倾向于使用集成开发方法,一般在 MIS 战略规划的时候使用“自上而下”的方法,然后再“自下而上”的开发方法,逐步实现各系统的应用开发。

  所以在数字化校园管理信息系统建设的前期,我们需要了解清楚我们所要建设的数字化校园信息管理系统属于哪一种,或者说运用哪一种更合适,才能确定最终的选择,从而起到事半功倍的效果。

  接下来我们就具体的数字化校园管理信息系统步骤做具体的安排:

(1)  确定总体规划的性质。明确管理信息系统总体规划的年限及具体的方法。

(2) 初步调查,收集相关信息。  

(3)进行总体战略分析。目标管理信息系统的开发方法,功能结构,策划活动,案件信息部门,财务状况,风险程度和政策分析。

(4)根据制约公司的财力,人力和物力情况的分析,定义约束条件。  

(5)明确规划的目标。确定 MIS 的发展目标,明确管理信息系统应具备的功能,服务和质量。

(6)  提出未来的略图。给出管理信息系统的初步框架。  

(7)  选择开发方案、提出实施进度。  

(8)  通过总体规划。

 数字化校园管理信息系统前期主要阶段的任务:

数字化校园管理信息系统现阶段任务

现行系统的初步调查分析(要求数字化校园厂商的参与)

数字化校园管理信息系统的前期离不开数字化校园厂商的参与和调研,同时根据调研的结果判断方案是否具有可行性。这些都是我们在进行数字化校园管理信息系统中必须要有数字化校园厂商参与的重要因素之一。从而才能确保数字化校园信息管理系统前期准备工作的完成。

首先通过收集信息,将用户的需求进一步地细化,了解整个组织机构是怎么构成的、有哪些人员、哪些设备、业务流程如何,以及如何处理等方面的情况,为可行性研究作好充分的准备。它的调查的主要内容包括:

(1)调查用户需求文档中相对应的内容,例如用户相关管理组织架构、管理的基础结构、管理的基本功能、未来发展的战略规划;目前 MIS 的运行情况,技术水准;未来新的 MIS 所需实现的目标和要求等。

(2)为了解用户所在单位部门设置、基本职能等,需要了解用户的组织结构并且绘制出相关的组织机构图简图。

(3)为了了解用户需求相关的业务走向,需要了解用户需求相关的主要业务流程,并绘制出其业务流程图简图。

(4)为了了解用户需求相关的业务活动与外部环境的联系,需要绘制出系统环境图简图。

(5)为了了解用户需求相关的信息流动情况,需要绘制出系统的数据流图简图。

(6)为了进一步细化、具体化用户需求,需要在可能的情况下进行量化。

2.可行性研究与分析(对数字化校园信息管理系统前期准备方案的结果研究)  

可行性研究(Feasibility):就是在最短的时间内用以最小的代价来确定该问题是否有必要解决,是否能够解决,是否值得去解决。可行性研究是必要的,可能的,而不是仅仅是可能性,更需要实用性的有机结合。可行性研究本质上是一个大大压缩,简化了的,明确的必要性。建立一个新的系统在进行了初步调查的基础上,还需要进行分析工艺设计的可能性和有效性。

由于管理信息系统的开发是一个长期的,需要付出代价的高风险的项目。所以在系统开发的初步阶段,也就是可行性研究开始阶段,一定要确保资源利用的合理性,要做到不浪费、不重复建设,这是非常重要的一点。

可行性研究的内容包括在技术层面上的可行性、在经济层面上的可行性,以及在社会层面上的可行性,这三方面的内容。可行性研究技术、经济、社会这三个层面的必要性、可能性、有益性组成了可行性研究分析表 2-2,可据此综合评价备选方案的可行性及其满意程度。

  最后要求数字化校园厂商和客户共同完成针对数字化校园信息管理系统前期方案的文档整理步骤:  

总体方案的最后阶段是编写可行性报告,可行性报告包括总体方案和可行性论证两个方面,一般内容有如下几点:

(1)引言

说明系统的名称,系统的目标和系统的功能,项目的来源。

(2)系统建立的背景、必要性和意义  

报告要用较大的篇幅说明总体规划调查和汇总的全过程,要使人信服调查是真实的,汇总是有据的,规划是可信的。

(3)拟建系统的候选方案

这部分要提出计算机相关的逻辑方案,可以提出一个主要方案及几个辅助方案。

(4)可行性论证

从技术、经济、社会三个方面对规划进行论证。

(5)几个方案的比较

若结论认为是可行的,则给出新系统的计划,包括阶段人力、资金、设备的需求,并用甘特图表示出开发进度。


 
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