2015/12/25 18:08:53 浅谈学校综合管理平台中ERP思想构建

    一、ERP简介

    ERP─Enterprise Resource Planning企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group公司于90年代初提出的一整套企业管理系统体系标准,是指建立在信息技术基础上,以提高企业资源效能为系统思想,为企业提供业务集成运行中的资源管理方案。它将企业所有资源进行整合集成管理,即将企业的三大流———物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统。

    自90年代中期以来,我国许多企业引进和实施了ERP项目,但成功率较低,约为20%。因此,ERP在风靡一段时间之后,基本处于沉寂状态。笔者认为主要原因如下:

    1.ERP软件供应商与企业相互之间的了解不够,软件供应商没有深入了解企业管理的实际情况,企业不能真正理解ERP软件的功能及其作用;

    2.ERP思想与国内企业实际情况的结合不够,ERP来自国外,是基于西方企业管理与信息技术相结合的产物,而西方企业与国内企业的实际情况有着很大的不同;

    3.企业本身的管理水平与ERP要求相差太大;

    4.信息技术的发展水平限制,使得ERP实施的成本过高,早期的ERP项目差不多是天价,生产企业实施ERP的投入产出比太高。ERP经历了最初的狂热和接着的沉寂之后,随着信息技术的发展和企业认识水平的提高,近几年来,ERP正在步入正常发展的轨道。

    二、学校管理平台软件的发展现状

    国内有一些专门针对学校开发的通用管理平台软件,如“科利华校长办公系统”、“华方学校办公系统”等。作为软件企业,从商业角度分析也许这些软件赚到了一些利润,但从这些软件的实际使用范围和效果来看,不能算成功。究其原因,除使用学校的管理水平和硬件条件等客观原因外,软件本身的局限性是关键。具体表现在以下几个方面:

    1.这些软件都是为某一类型学校而开发的,作为通用软件,更多关注学校的共性,忽略了个别学校的特性;

    2.软件的设计更多站在软件专业角度去思考问题,对学校运行的内在规律分析研究不够;

    3.软件的功能模块主要是关注人(教职工、学生)的基本信息,注重这些信息的存储和归档,忽视了信息流的变化及其对学校管理的影响,缺少学校资源(物流)管理模块。

    正是目前学校管理平台软件的这些局限性,限制了软件功能的发挥,影响它的使用效果,使学校缺乏全面使用现代信息技术提升学校管理水平的动力,限制了学校管理平台类软件的应用和推广。

    三、ERP对“学校信息管理系统”构建的借鉴意义

    ERP为构建“学校信息管理系统”并让其发挥应有的作用在应具备的条件和遵循的原则上提供了一定的借鉴意义:

    1.硬件条件———足够的PC终端和完善的校园网是构建“学校信息管理系统”的必备硬件条件。ERP的基本原则就是信息共享,但共享者物理位置的不同使得共享必须依赖于完善稳定的网络。

    2.软件条件———严谨完善的管理制度和教职员工的现代意识是构建“学校信息管理系统”的软件条件。ERP在国内失败的教训之一就是企业的管理制度不够完善和严谨,或是有令不行、有禁不止,使得软件描述的企业行为和实际的企业行为完全成了两回事,而这种情况的出现源于企业员工的现代管理意识不够。

    在设计“学校信息管理系统”软件时,必须遵循两条原则:

    (1)数据安全原则———数据安全第一重要的原则,系统不稳定只是它不能发挥应有的作用而已,而数据不安全则可能造成不可预测的损失。数据安全问题包括数据泄密和数据混乱两方面,必须在软件设计和编码中花足够的力量来保证数据的安全。

    (2)系统安全原则———作为管理软件系统,其健壮性(“鲁棒”性)和稳定性是非常重要的属性,一个容易受到攻击而且不能稳定运行的软件系统,是不可能得到用户信任的。

     从上世纪90年代中后期国内企业开始关注ERP的先进思想理念,至今已有十多年了,然而ERP在中国的发展并非一帆风顺,甚至可以说是教训多于经验。但ERP的思想理念是先进的,国内企业在ERP项目上的失败更多是由于企业自身的原因。

    四、ERP思想对学校信息管理的启示作用

    学校与企业在本质上是不同的,企业在合法的基础上,以追求利润最大化为目标;学校则应以培养合格人才,产生良好的社会效益为为终极目标。但在追求管理成本的最小化和管理效率的最高化这两点上,两者是一致的,而ERP的长处正是先进的管理思想。

    ERP的核心是提高企业资源效能,降低管理成本。学校管理同样面临着充分利用现有资源、降低管理成本的问题。

    ERP的基本原则是所有特定的信息只输入一次,企业内部共享信息,在企业内部完全实现资源和信息的共享。这一原则完全可以用于学校管理,将学校内部如学生基本数据、各种资源基本数据、教职工基本数据、人员异动等信息整合到一起,内部所有人能完全共享这些数据。

    ERP的基本方法是利用ERP软件的自动统计分析功能,及时获取企业资源效能情况、企业财务运行情况等数据,供内部决策者参考用。学校内部决策者同样需要这些统计分析数据,以便于作出正确的决策。

    然而,ERP毕竟是专为工业企业管理而设计的,它更多考虑的是制造企业的运行特点,分析统计数据更多关注企业的物料流、信息流和资金流。所以,“学校信息管理系统”在设计和实施时只能借鉴ERP的指导思想,结合学校管理和其运行的特点进行,而不能照搬ERP的功能模块。

    五、“学校信息管理系统”的体系结构设想

    将ERP思想嵌入“学校信息管理系统”体系后,该系统将充分反映学校管理的内在规律,提高学校资源效能和学校管理水平;可全面管理学校在日常教务中的各种事务,最大程度地实现数据的共享,避免管理漏洞的产生;为学校管理层的决策支持提供详尽的数据帮助学校实现信息化集成管理(如图1所示)。

    学校综合管理系统架构

    图中将“学校信息管理系统”分为八个子系统,其功能相对独立,可将其权限赋予相应的管理职能部门。各子系统相互之间又紧密相关,如:“教务管理子系统”中必定涉及到学生和教师的数据,“后勤管理子系统”也要涉及到学生、教师、物资数据等。因此,各子系统之间必须共享同一数据库,才能保证学校内部数据的一致性和完整性,这是提高资源效能和管理效率关键所在。

    子系统中的“学生管理”、“教工管理”、“物资管理”为整个系统的基础,因为它们所管理的数据是其它系统必须用到的;“数据统计”为整个系统的核心,它利用数据库中的数据及其变化,随时动态反映出各种信息的变化,作为决策的依据;对“数据统计”中的关键数据设置预警值,一旦越过预警值,系统作出预警反应,提醒决策者及时采取应对措施。规模较大的子系统内部再分为不同的功能模块或下级子系统,如“教务管理”子系统;而功能单一的子系统则可能就是一个功能模块,如“公告通知”子系统。

    综上所述,学校与企业尽管有本质的不同,但就信息和资源管理而言,笔者认为有许多相同之处。本文提出的“学校信息管理系统”对学校而言,类似于ERP在企业的实施,借鉴国内ERP推广发展的经验和教训,对成功构建“学校信息管理系统”是非常有意义的。

 

 
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