2015/12/23 15:50:25 数字化校园建设项目管理:数字化校园建设项目的进度计划与控制

本文以河南技术学院数字化校园建设项目为例:具体分析数字化校园建设项目管理中的进度计划与数字化校园风险的控制和预算控制等。

河南科技学院数字化校园项目建设主要分三个阶段:

1、校园网硬件平台建设阶段;

2、综合信息系统建设阶段;

3、数字化校园建设阶段。其中重点是校园网硬件平台的搭建,通过校园网的建设基本搭建起学校的网络硬件平台,学校基本可以实现与 INTERNET 的互联,能够为广大师生提供网络基本服务。

校园信息化建设的重点体现在学校管理信息系统建设上,在这个阶段将建成招生系统、收费系统、协同办公、考证系统、人事系统、学工系统、学籍系统、宿管系统、科研系统、就业系统、离校系统、教务系统等,建设的主要思路主要有四点:第一,整合与共享;第二,开放与集成;第三:体系与战略;第四:可持续发展规划;其中"整合与共享"主要是针对数据和流程的;"开放与集成"主要是针对技术的;"体系与战略"主要是针对于平台管理的;"可持续发展规划"主要针对数字化校园发展的扩展空间。

在此思路的指导下,学校数字化校园一期建设的目标就是搭建整体平台,实现数据共享、业务集成,为后续数字化校园持续发展提供统一平台。 一期建设内容包括:信息标准建设、统一身份认证平台、统一信息门户平台、公共数据库平台、应用系统集成、综合信息服务系统、办公自动化系统、人事管理系统、学生离校系统、网络流量计费系统、服务器群管理系统。2012年底上述软件系统全部上线并陆续投入使用。数字化校园二期项目已于 2013 年启动,建设内容包括:科研管理系统、数字迎新系统、移动校务系统。2014年将进行数字化校园三期建设,包括决策支持系统、学生一体化系统后续等。

数字化校园建设项目进度计划的编制:

项目进度计划的编制一般包含一下几个步骤:

1、项目描述;2、项目分解;3、工作描述;4、工作责任分配表制定;5、工作先后关系确定;6、工作时间估计;7、绘制网络图;8、进度安排;在此我以河南科技学院数字化校园建设安排表为例:

数字化校园建设项目管理进度图

对于数字化校园建设项目进度控制的影响因素主要有以下几个方面:

 进度应该与项目的适合范围、计划成本、采购的协调等;掌握正确的需求方法;尽量缩短团队的建立和磨合时间。因为一般制定进度计划是网络图和甘特图,很多人只要是进度管理就用甘特图和网路图,而忽视客观的存在,无视其他的方法,反而是得不偿失的。

具体要看项目的工期,如果进度紧,或者进度延缓非常严重,就应该与客户协商,是否可以调整范围。如果可以调整,进度就可以得到有效的缩短,财力和人力也可以相应的减少,一些工作可以利用加班或者协作的方式来完成。

这些都是数字化校园项目管理中进度管理的重要内容。

数字化校园建设中存在的问题及应对措施

从目前河南技术学院数字化校园建设过程来看,存在以下问题:有效整合资源建设有待加强,以教务处系统开发及应用为例,在建设数字化校园之前,我们教务处学籍、成绩、学生评教等工作都是在青果软件系统中来完成,虽然已经并入校园网络,但是排课系统又有单独的系统,在开课计划、教师排课中还是需要重复的操作,今年开始我校开始试用数字化校园管理系统,但是系统操作复杂,重复工作仍然比较多。我校是民办高校,资金有限,在校园网络建设的过程中,难以做到不断投入,所以数字化校园建设进展不是很快。

针对河南科技学院数字化校园建设存在的问题,我们要各职能部门提出规范、完整的需求说明书,网络中心要整合需求,加强软件开发,对不能独立完成开发的系统,要加强和希尔公司沟通,同时针对资金问题,我们要获得学院大力支持,不断投入资金,改善建设过程增加预算的机制。

数字化校园建设项目风险控制中的不确定因素:

系统建设的总体需要本着总体规划、分布实施,充分体现系统的技术先进性、高度的安全可靠性、良好的开放性、以及经济性。根据项目范围的定义,要把项目的主要可交付成果划分为相对较小的更易于管理的单位。范围定义的依据是范围说明、假设前提、制约因素、历史资料及经验教训等。这期间离不开益教教育数字化校园提供商的合理建议和建设经验,只有统筹安排才能确保数字化校园建设顺利进行。因此,影响项目进度的因素主要如下:

(1)不确定的网络拓扑结构。网络拓扑结构受地理环境制约,尤其是局域网的拓扑结构几乎与建筑物的结构一致。因此,不合适的图纸上的拓扑结构无法在实际施工的时候部署,因此,网络拓扑结构的规划要充分考虑地理环境,以利于后期工作的实施和开展。

(2)不妥当的物理网络搭建。没有采用结构化布线、网络连通、网络设备的选择不恰当,服务器配置不合理、导致网络稳定性和性能不满足要求。

(3)系统平台的建设。各种操作系统、数据库、Web 服务软件、杀毒软件、防火墙等在兼容性和系统可配置性上不合理。

(4)信息化应用系统建设。根据学校的需求,学校常用的应用系统有多媒体网络系统、网络多媒体课件系统、电子阅览室系统、校园管理信息化系统、视频点播系统等,这些系统对服务器资源和性能的要求不一,前期资源的分配不合理导致系统不能稳定运行。

(5)网络管理人员培训。培训可分为:行政人员培训、网络管理员培训、高校教师的培训、其他人员培训。合适的培训可以提高校园网的利用效率,不合适的配置让校园网成了摆设。

(6)项目建设授权不够完善。只有下级的每个负责人都尽职尽责才能够使项目顺利的完工,只有这样,项目经理人才能在很大程度上完成项目大量的管理工作。项目计划是由项目下级经理参与制定的,项目的制定计划将直接决定项目最终的执行情况。由于负责人制定的项目计划将会使项目更加的周密和完善,因此项目执行的好坏直接牵涉到他们自身的利益,不完善的授权机制导致项目经理无法恰如其分地掌控项目进度。

针对河南科技学院数字化校园建设存在的问题,我们要各职能部门提出规范、完整的需求说明书,网络中心要整合需求,加强软件开发,对不能独立完成开发的系统,要加强和益教教育公司沟通,同时针对资金问题,我们要获得学院大力支持,不断投入资金,改善建设过程增加预算的机制。对项目进展的监控方式有日常定期监控和不定期抽查监控两种,这两种监控方式都可以对项目进度进行有效的监控,然后以项目报告这种最直观的方式表达监控结果。

 项目费用控制风险

该项目最终的投入经费超出了计划的费用,分析该项目资金超支的原因如下:

(1)没有作严谨细致的计划

负责校园网建设的项目经理都是靠自己的经验来组织资源,这种做法不但不科学,而且相当的不完善。还有多次购买施工工具,更换网络设备、更换负责人等,这些过失都是因为没有对计划和资源配置进行周密的计划。

 (2)没有将项目成本估算分配到到底

没有将项目成本估算分配到单个工作项,项目经理人只是在项目实施之前对整体项目进行了一个总体、大概的成本估算,并没有进行周密的计算和分析,导致不能够对项目的成本进行有效的监控。最终失去了对单个工作项成本的预算。

(3)重硬轻软,忽视软件成本

为了保证校园网顺利地应用,在开始建设阶段大力度的进行硬件设施的投入,但是对于校园网的各种信息化应用,例如图书馆系统、信息化管理系统、教学资源库、各种其他系统与办公系统等得投资却相当的匮乏,导致校园网的建设花费了大量的资金和人力,但是在实际应用上却没有体现出强大的功能,这种现象就是重视硬件投资,忽视软件成本的后果。这种建设的校园网只是硬件设备的堆积,并没有使校园网成为一个科学的教学的有效工具,没有达到建设校园网的最终目的。

  以上是针对数字化校园建设项目管理最为常见的影响进度的问题与不可避免的组成部分。所以在进行数字化校园建设的过程中我们首先应该端正态度,认真对待数字化校园建设这一项目。做到合理分工,统筹安排,加强校企合作机制,真正为数字化校园建设提供帮助。


 
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