2015/12/16 17:47:19 数字化校园之网上档案信息管理系统

    一、网上档案信息管理系统的总体设计

    1、系统结构

    以档案室为中心建立的档案信息管理系统,数据库存放在档案室数据库服务器之中,在内部组建局域网,安装服务器和数据库服务器,并拥有独立的正地址。由于校园网已经覆盖全校,所以各二级单位教学办公可通过校园网与档案室服务器相连,并允许用户在计算机上通过校园网实现各种操作,其结构如图所示:


    数字化校园网上档案结构图

    2、系统功能模块

    档案信息管理系统是我校数字化校园建设的重要组成部分,是提高教学管理质量的关键环节。档案信息处理的电脑化、网络化,也是实现学校管理现代化和信息化的重要内容。在为档案工作部门提供优质、高效的业务管理和事务处理的同时,采用安全可靠的现代化处理和控制技术,及时、准确、可靠地采集和传输信息,建立完备、可靠的档案信息处理系统。对系教务办公室实现统一的信息浏览、成绩管理。通过校园网为访问者提供全面及时的信息和数据,如学生的信息查询、成绩单核实、学校有关文件查询等。系统的安全性、稳定性、可靠性非常重要,借助防火墙与校园网隔离,抵御来自外部网络的恶意攻击建成的系统应能避免因软、硬件故障造成的数据损失保证数据在传输过程中安全、保密系统有足够大的吞吐量,不会因过多的服务请求而出现系统崩溃能7×24小时周提供服务界面友好,易于学习,非计算机专业人员经过短时间培训即可掌握基本操作。

    具体的系统功能模块如下所述:

    1、学生信息管理子系统学生信息管理是教务管理工作中一个十分重要的管理环节,它包括学生基本情况管理、学生注册登记、学生考试成绩录入、学生成绩查询统计、学生休学、退学、转学等学籍变动的管理。

    2、学院文书档案管理子系统包括文书档案的分类输入、文书档案的查询、编辑、修改、删除等。

    3、用户管理子系统包括系统管理员用户、学生用户、教师用户信息的编辑、修改、删除、添加等。

    档案信息管理系统功能模块组成如下:


    档案信息管理系统功能模块

    3、系统中数据流程分析

    新生入学后由管理员将学生信息输入学生档案数据库中保存。教师情况由人事部门将教师情况整理后通过该系统输入数据库中的教师信息表中保存。学生考试完毕后,由各课程归属系教学办公室督促任课教师通过该系统登录学生各科考试成绩,形成学生成绩库,各系可以从总成绩库中检索出该系各个学生的各门课程成绩,然后根据学籍管理制度进行学籍处理(退学、试读等),对于毕业班学生根据成绩及教学计划进行毕业资格审定、学位资格审定。数据流程分析以档案管理部门的功能为中心展开,在功能分析的基础上,根据各项功能的输入、输出情况以及与其它业务功能的关系,做出系统上层数据流程图。


    档案管理系统数据流程图

    二、网上档案信息管理系统的详细设计

    把总体设计中的三个模块分别划分为几个子模块,如下叙述了划分的各子模块及这些子模块之间的关系。

    1、学生信息管理模块

    学生以班级为单位,实行学年学分制。学生的学籍异动根据《学籍管理条例》执行,如留级、退学根据每学期或每学年不及格课程门数决定。新生入校后,由教务处负责完成信息录入,然后向各系、图书馆、学生处、团委、财务处等部门提供分班学生人数和名单学生因学习成绩不合格或其他原因需要学籍异动时, 由学院教学办提出意见,经教务处主管处长批准后进行处理。处理后的异动信息,通过“学籍异动通知单”(如(留级通知单))传递到学院档案室,由档案室管理员完成学籍异动情况录入学生毕业前,由教务处协同各系核对学生名单和成绩,提出毕业生名单和授予学士学位名单。分别由教务处、学生处将毕业生名单各自录入计算机,分别上报,以审办毕业证和派遣证。根据学生信息管理的现状和实际需要,科学的进行系统方案设计如下:

    学生信息管理模块关系如图所示。


    学生信息管理模块关系

    数据输入模块:输入学生姓名、性别、年龄、政治面貌、籍贯、父母姓名、工作单位等基本资料、输入授课教师名单、输入学生必修课成绩、输入学生选修课成绩、输入补考成绩(如果有补考科目)、输入学生奖励情况(如果学生有受到奖励)、输入学生处分情况(如果学生有受到处分)、输入学生等级考试情况。此模块根据用户需求规定,由各不相同的单位输入,完成学生信息管理系统中所需的所有信息的采集。

    成绩管理模块:规定了本学期全校应开的课程及授课教师,输入学生成绩时必须以此为依据。根据教学计划安排在指定时间段内输入该学期课程成绩。在此功能中,各任课教师只能输入本人本学期所授课程的学生成绩。

    档案异动管理模块:该模块包括学生退学处理、退学试读、退学或留(降)级处理、毕业生因毕业产生的学籍异动、己毕业的学生的成绩处理,教学计划分发、收集成绩、输入课程参数。降级退学处理,处分退学处理根据学生手册的条款,自动地查出应处理的学生名单及退学原因,由管理部门校核后,可进入处理子功能进行处理。毕业生学籍处理,按照学生学籍管理办法自动地将学生按毕业、结业划分,对毕业学生还可作授位和不授位处理等。

    信息查询管理模块:依据班级统计各学期的课程,同一课程不同班级间比较,考试课程成绩统计,补考情况统计,补考查询,教师授课情况,新生入学。等级考试,处分奖励情况。在成绩查询中可对成绩进行统计分析,如最高分、最低分、平均分、均方差、各个档次人数比例等,若需要还可以打印输出。

    信息修改模块:可以完成对学生信息数据的修改,并将修改后的结果保存到相应的数据表中。该模块由于对于数据的完整性影响很大,因此由管理员完成。一般用户在将信息提交后就没有了信息修改的权限。

    报表输出管理模块:包括输出成绩通知书,按班级打印学生名单,接班级打印成绩表,输出学籍卡片,按课程打印补考通知书,按系打印补考学生名单,最终补考统计表,毕业补考通知,评估用报表、毕业生分类统计等学籍卡片是指学生毕业时附在档案中的学生的资料和在校期间的学习情况和奖励处理情况。本系统可以查询到每个学生的情况,并按指定格式打印。

    2、文书档案管理模块

    文书档案有很多需要保密,根据文书档案管理工作的特性,该系统主要由档案室管理人员完成对文书档案的整理、录入、修改、删除工作,而普通用户只能对相应权限等级的文书档案具有查询和浏览的权利。

    文书档案管理模块关系如图所示。


    文书档案管理模块关系

    数据输入模块:输入文书档案资料到文书档案数据表中,包括档案内容以及档案索引信息。此模块由档案室管理员输入,完成信息管理系统中所需的信息的采集。

    文书档案添加、修改、删除:可以完成文书档案的添加、修改、删除等操作,并将结果保存到文书档案数据库中,由档案室管理人员完成。

    文书档案查询模块:可以根据用户输入的查询条件完成相应的查询工作。如果该用户为管理员还可以在该模块中完成文书档案的修改和删除等操作。

    文书档案打印模块:完成文书档案分卷目录的打印,文书档案卷内目录的打印,文书档案内容的打印。

    3、用户管理模块

    用户管理模块是整个系统的门户模块,用户在该模块登录后,即可访问整个信息管理系统。用户管理模块的核心是统一身份认证。它将机构、用户统一存储,对应用系统统一授权、规范应用系统的用户认证方式,从而达到提高整个系统的整体性、可管理性和安全性的效果。

    对学生用户,在新生入学后根据学生信息表建立用户新建立的学生账户默认的用户名和密码是其学号,并要求其在指定时间段内首次登录修改密码。学生以后登录也可以修改密码,但不可以修改用户名。

    教职工在人事部门将该教师基本信息输入到教职工信息表中之后及自动建立,初始帐号和密码为该教职工工资号码首次登录要求修改登录密码。以后可以随时登录系统修改密码,但用户名称不可更改。

    管理员帐号和密码由系统管理员建立,系统提供增加、删除、修改普通管理员帐号与密码等功能。

 
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