2015/12/15 17:13:44 数字化校园如何实行办公自动化

    办公自动化系统是面向办公自动化、网络化以及各部门协同工作的网上办公系统,是学校电子政务的基础,系统基本涵盖了学校行政管理日常办公事务处理的各项事宜,是应用先进成熟的计算机和通信技术的一个高质量、高效率、智能化的办公系统,旨在为领导决策和机关办公提供信息服务,从而提高办公效率,减轻工作人员工作负担,节约办公经费,改善传统的管理思路和模式,提高干部和工作人员的素质,进而实现学办公室公无纸化、资源信息化、决策科学化,并在各部门资源共享的基础上,实现多部门网上联合办公,形成一个高效、便捷的办公平台,实现信息资源共享,推动学校跨越式发展。

    系统为多校区办学环境下的信息交流与沟通提供了便捷通道。目前用户数量的需求每年在持续增加。

    系统主要包含公文管理、会议管理、日常办公、公共信息、个人事务、系统管理等内容。

    1、功能设计

    一、公文管理

    1、收文管理:收文管理主要是针对外部发来的文件,比如上级主管部门公文,或是部门之间文件的往来,管理上实现收文登记、起草拟办、文章批示、文章下发、过期归档、统计与查询等功能。

    2、发文管理:发文管理主要是用于公文的拟稿、会签、批示、反馈,直至最后的正式签发,一般会在系统中预定义发文工作的流程以满足大部分情况下的公文流转,也能提供流程上的个性化定制。发文管理在流程和各环节上的操作上实施严密授权管理,以确保机密文件的安全。

    3、内部请示:基于网络,实现在线的向领导请示工作,这样可以不受地域和时间的限制,更加高效的处理公务。

    4、发文传阅:发文传阅主要是在校内给各部门分发文件,实现文件在校内的分发与传阅。发文传阅的来源主要有两个部分:

    A、通过发文管理模块流转后自动生成,自动生成发文表单中的基本信息。流转中意见信息在发文传阅模块不可见。

    B、管理员手动登记产生。

    5、登记簿:可以跟据登记簿管理员制定的条件自动生成发文、收文登记簿并提供导出格式文件功能。

    二、日常办公

    1、交办协办

    交办协办用于上级向下级交办任务或平级部门之间进行协同办公。

    2、用章管理:对学校的用章或者证明介绍信进行申请、审批、登记,实行规范化的管理。用章管理模块主要包括用印申请和印章信息维护。

    3、车辆管理:申请用车的起草、批复、意见反馈等功能,维护车辆基本信息。

    三、信息管理

    信息管理主要包括报送通知、信息报送、信息发布三个子模块。

    1、报送通知:提供校办通知各部门报送有关材料的功能。

    2、信息报送:信息报送实现了各部门向学校办公室报送相关信息。

    3、信息发布:提供校办发布整理后的信息供相关人员查阅。

    四、公共信息

    1、工作简报:各部门按自己的需求发布简报。

    2、公用通讯录:公用通讯录用于管理员发布全校通讯所用的联系人信息供全校人员使用。可按部门等进行检索。

    3、通知公告

    五、大事记

    大事记用于记录领导主要活动及单位重大工作情况。

    2、办公系统特点

    一、基于技术,采用应用模式,用户界面美观,用户容易掌握系统的使用,系统维护升级简单。

    二、方便的信息发布功能,用户可以根据需要将办公信息进行发布。

    三、方便的流程定义功能,可适应单位现在和将来对办公自动化的需求。

    四、新消息提示功能,通过文字和声音通知用户有新的邮件和新的待办事宜,便于用户及时处理工作。

    五、系统可实现附件、附件在方式下的修改保存功能,并提供痕迹保留和可定制版本保留功能,同时提供清晰明了的追踪功能。

    六、用户可自行定制各种公文模板,不同流程对应不同模板,同一模板可对应多个流程。实现电子文件规范化,同时可实现页面上填写的信息与中信息的互相交换。

    七、系统自动催办功能,可规定事务处理期限,在超过期限后系统将定期自动向处理人发送催办通知。

    八、可根据需要退回到已经流转过的任意的流程。

    九、系统会签时支持并发串行的功能,即可同时选定多个部门进行会签,系统按照会签部门的排列顺序自动进行发送。支持会签过程中的部门内部会签。

    十、支持并行发送,多个人可同时收到文件,先处理的人对文件进行锁定,完成后自动解除锁定。

    十一、系统提供了口令验证、加密、权限控制等安全机制。可以将数据访问及读写权限控制到每一个操作对象和每一个用户,以单位统一的组织机构为基础进行工作和权限的分配,使整个系统的管理工作更加清晰完整。

    十二、考虑现代化办公的特点,所有应用基于协议传输,不仅仅局限于局域网的限制,真正实现了跨地域移动办公,充分体现用户办公水平和手段的提局。

    3、系统实施要点

    一、核心流程梳理

    由于办公系统中涉及的业务模块较多,同样需要定义的流程也较多,本章针对实施推广过程中核心的收发文流程梳理过程进行描述,并给出可行的流程图:

    如图1所示,拟稿人进行拟稿以后,发送给本部门的领导进行核稿。部门领导审核通过以后,发送给本部门秘书进行转发。部门秘书可以跟据需要发送相关部门进行会签。拟稿部门办理完成事发送给院办文书进行审稿。由院办文书判断是否需要行文,如果不需要,则可以直接退回拟文单位。如果需要修改,退回拟文单位进行修改。院办文书审稿通过以后,发送给院办主任进行审稿。主任核稿完毕以后,返回给院办文书由院办文书将该文件送给负责的院领导进行签发。领导签发完毕后,送院办文书进行编号、成文套红,完成成文操作后发送给文印室,文印室依据文件内容以及办理意见进行再流转或进行分发办理。所有步骤结束后可结束流程或者归档。

    办公自动化核心流程

    如图2所示,学院办公室负责全校的外收文件登记工作。办公室秘书收到纸质文件的时候,通过高速扫描仪将文件扫描成电子文件后上传到系统中,同时手工录入来文的其它信息。收文登记结束以后,直接发到办公室主任进行拟办。主任选择该文件的批示领导、阅示领导、主办、协办和传阅单位,填写办理意见以后,发回给院办秘书。院办秘书根据主任的批示意见,选择直接分发到各个部门进行办理或者发送给院领导进行批阅。如果发送给院领导进行传阅审批以后,再由办公室分发给各个部门。部门在办理结束以后,由学院办公室的院办秘书进行办结以及存档。

    数字化校园办公系统流程

    二、推广策略

    为保证办公系统能够稳步推广,结合学校目前实际情况,考虑到由手动办公转为网络进行办公,用户观念上的转变和系统操作熟悉的过程,我们采用分阶段推广的模式,让用户尽早的参与和熟悉系统的操作和使用,从一部分模块入手进行推广,具体的周期安排和推广模块见表1:

    办公周期安排表

    三、运行计划

    系统推广时采取逐个模块推广的方式,同时考虑到部门办公从纸质方式到电子方式的适应过程,我们采取并规制的方式。在系统试运行内容上,采用分步实施和推广的策略,如表2所示,即先使用发文管理、收文管理、用印申请、网络申请等模块,慢慢转向公共事务处理、会议管理、个人辅助办公等。

    数字化办公数据流

    3、成功应用的动因

    1、学校领导带头做出表率。

    2、成立信息化领导工作小组(真正意义做事情)。

    3、有办公室领导和秘书的大力推进。

    4、技术人员的配合及努力。

 
QQ在线咨询
销售热线
0371-53302651