2015/11/27 16:37:13 数字化校园迎新管理系统建设方案实施与效果分析

近年,随着高校的合并与扩充,高校每年新生的录取人数在不断递增。以河南省职业学院为例,2010 年 9 月11 日、12 日两天的新生应报到总人数达到 5128 人,而第一天报到人数就达 3800 多人占总人数的 74%以上,要做到快速、准确、有序、可控、轻松地为新生办理好报到一系列手续就必须考虑改变以往的手工处理方法,改用计算机网络并结合符合本校需求的迎新管理系统是目前唯一的可行方案。

首先我们具体介绍数字化校园管理系统之迎新管理系统的功能

数字化主要体现在智能化、个性化、网络化这三个方面,这其实也是整个社会未来发展的必然趋势。目前很多高校都投入了大量的人力、财力建设数字化校园,迎新管理系统只是数字化校园的一个重要组成部分。 迎新管理系统涉及新生入学管理的各个环节,面向学校各院系、各管理部门以及全校新生, 系统涵盖迎新前和迎新中的学生服务交互、迎新数据准备、迎新适时分析、现场迎新管理、迎新数据统计分析、迎新后续管理、迎新数据集成等迎新全生命周期管理,通过先进的网络技术和数据共享的理念,避免“信息孤岛”现象的存在,用新型的身份认证模式取代手工填写表格、用信息状态的变化及信息流动代替实物表格的流动、以信息共享和交换代替手工操作,改变落后的迎新模式,进一步明确各部门及工作人员在迎新过程中的职责和业务管理范围,减轻部门工作量、提高工作效率。 本系统可为新生提供方便、高效、一体的入学报到环境,加强参加迎新的各个部门之间的信息流通和工作配合,新生信息能够及时、准确更新,从而提高学校各相关部门工作效率,所形成的新生数据资料,将作为学籍管理以及学校其他管理系统的基本数据来源。

     数字化校园迎新管理系统建设方案

系统的设计基于高校行业数字化校园建设的现有成果,提供丰富的数据接口,并可实现与第三方软件或数字化校园支撑平台进行集成,实现新生入学数据与其他相关系统数据的共享。学校可根据当前建设情况,选择相应的应用集成方案。

统一安全的新型身份认证方案与灵活的数据集成机制,为系统的稳定运行提供全方位的保障。

系统通过迎新前的调查和反馈数据制定迎新方案,通过迎新过程的数据统计和分析,实时调整迎新方案、配置资源,极大的提高学校的管理与服务水平,为校方节省人力与设备费用。

数字化校园迎新管理系统总体架构

迎新系统包括迎新网站与迎新管理两部分,系统总体架构如图 1 所示:(1) 迎新网站主要实现新生与家长在来校报到前了解学校信息、查看个人信息、完善个人信息等功能,也可实现迎新工作人员对网站信息进行实时发布与维护,同时查看与统计新生对个人信息的维护情况;

数字化校园迎新管理系统框架

(2) 迎新管理主要负责新生到校后的现场迎新工作及迎新后的数据统计工作,改变以往迎新过程中部门与部门之间操作难协调、出现错误难查询、新生报到率及财务收费情况等难实时统计等不足。

此数字化校园迎新管理系统的架构为迎新工作带来了以下四个方面作用:

(1) 系统提供迎新准备、迎新服务、现场迎新管理、迎新后续管理等核心业务;

(2) 系统提供与招生数据、财务数据、教务数据及后勤数据的有效集成,系统提供 Excel 文件的第三方数据导入、数据集成及其它导入方式,实现数据层面的集成;

(3) 系统面向迎新方案制定、迎新场所安排、迎新管理流程指定、迎新操作时间分析等提供全面的数据分析支撑,为迎新决策的制定提供数据支撑;

(4) 系统提供新生报到情况统计、财务缴费统计与数据导出功能,为后续管理提供数据依据;

 迎新管理系统的业务功能及流程

新生报到的现场迎新工作虽然只有两天时间,但在新生录取通知书寄出前两天所有的准备工作就已全部完成。根据各校的不同需求可获取各类信息,如:这里从招生办收集录取的新生数据,从财务处获取缴费信息、从学生处或后勤公司获取学生宿舍信息,数据通过共享数据库或以导入方式上传至迎新网站,新生与家长能在收到录取通知书的同时查询到详细的公共信息、个人信息,同时可以在网站上完善个人信息实现新生数据采集,通过在线咨询消除各类疑问。

以下是河南省职业学院迎新工作流程。不同的学校可根据实际情况做相应调整


迎新管理系统系统扩展功能说明

(1) 历年迎新数据积累:每年都有迎新工作,迎新系统可以添加迎新批次,如 2009 年秋季迎新,20010年秋季迎新等等,可以将历年的迎新数据积累,为纵向分析积累数据。

(2) 环节可配置:为适应学校的迎新变化情况,每个迎新批次的环节都可以进行配置。

(3) 环节中的选项可配置:每个环节的选项可以配置,如收费的项目可以增加、减少,院系处理的选项可以增加和减少。由管理人员进行配置。

(4) 各环节约束条件可配置:迎新过程中,各环节之间有约束关系,如领取教材必须满足教材费已缴或缓缴,为适应学校管理的要求,各环节的约束条件可以有管理人员进行配置,可以取消约束,也可以增加约束。

(5) 权限控制:系统可实现现场办理权限和查询权限的分离;迎新手续的现场办理权限可由系统管理员根据实际迎新流程实现分批次授权(如研究生批次,迎新现场环节授权、新生迎新现场环节授权);查询统计可实现查询权限的细分;院系授权通过系统提供的院系管理系统模块实现院系迎新现场办理或迎新查询统计的院系授权。

(6) 功能授权:各迎新环节、查询统计权限可以由系统管理员按权限组进行分配权限。查询统计的权限不再区分院系,可查询统计所有数据。

数字化校园迎新管理系统实战效果

通过与益教教育合作之后我校在迎新工作一般会安排在开学后的某两天内完成,当天学校会安排大量迎新志愿者及车辆去各大车站迎接外地学生,根据学生的所属院系、专业等信息先被分流到各指定车辆,然后直接送往所属迎新现场,再由现场志愿者将新生带往办理点。

新生现场报到时,办理人员用条码扫描枪读取录取通知书上的条形码识别新生身份,识别成功后,系统自动定位到该学生,并调出将该学生的基本信息,根据系统提示进行办理操作。

已通过银行提前代扣成功的学生:

新生到办理点后,可在院系报到点直接打印新生注册单,领取宿舍钥匙、饭卡、图书证等物品,前往宿舍办理入住手续。 (现场平均用时不超过 20 秒/人)

未通过银行提前划扣,直接办理缴费的学生:

新生未通过银行直接划扣,在院系办理点确认身份,系统给出未缴款提示,且不能打印注册单,新生直接前往财务收费点,缴清费用后再回到院系报到点,打印新生注册单,领取宿舍钥匙、饭卡、图书证等物品,前往宿舍办理入住手续。(现场平均用时不超过 90 秒/人)

未通过银行提前划扣,需办理缓缴或助学贷款的学生:

新生未通过银行直接划扣,在院系办理点确认身份,系统给出未缴款提示,且不能打印注册单,新生前往学生处绿色通道办理点,申请缓缴/贷款金额,由绿色通道办理人员在系统中录入办理结果以及相关金额,新生前往财务收费点,缴清余款后再回到院系报到点,打印新生注册单,领取宿舍钥匙、饭卡、图书证等物品,前往宿舍办理入住手续。(现场平均用时不超过 120 秒/人) 经统计:代扣成功的学生占 81.4%,现场办理缴费的学生占 3.2%,办理缓缴或助学贷款的学生占 15.4%;20*81.4%+90*3.2%+120*15.4%=37.64 秒,平均每人用时不超过 40 秒,全校共设办理点 18 个,因此全校平均2.1 秒就能完成一名新生的办理,如满负荷运转 2.7 个小时就能完成所有办理工作,整个迎新现场快速、有序、高效。

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