2015/11/25 15:51:56 高校数字化校园管理信息系统建设的问题及实施对策

数字化校园管理信息系统建设是目前国内高校进行信息化建设的重点和热点,许多高校正在投入资金建设新的管理信息系统或对原有的管理系统进行改造。而同这种高涨的建设热情不相协调的是高校对数字化校园的概念及需求在认识与理解上存在偏差。有些高校还存在着跟风行为,看见别的高校实施了数字化校园,在没有具体分析本校实施信息化建设的条件下(不仅仅是技术条件,还包括管理水平、自身的主体意识等软条件)就决定进行数字化校园建设。由于这些高校的决策者、管理者对自己单位的信息化需求尚未有足够的认识,对信息系统的认识也较肤浅,以为数字化校园就是将学校原有的系统进行整合,就是计算机硬件加软件,是一件很简单也很容易的事,对其建设的复杂性、艰巨性没有充分的思想准备,因而开发出来的管理信息系统的功能很难达到预期目标。为此,笔者根据参与总多学校数字化校园管理信息系统建设的体会,对当前影响数字化校园建设的主要因素谈一些粗浅的认识。

2 数字化校园管理信息系统

高校校园信息化建设大体上经历了三个阶段

数字化校园管理信息系统的第一阶段:以硬件集成为主,建设的重点是校园网硬件平台的搭建,这在大部分的高校已经完成;第二阶段以应用系统为主,建设的重点是学校各部门管理信息系统的建设与应用,如许多学校已建成“综合教务管理系统”、“图书管理系统”、“后勤管理系统”等 ;第三阶段则是在前两个阶段成果的基础上以软件集成为主的数字化校园建设,这也是当今大多数高校正在进行建设的重点。它实际上是要建成一个更大的管理信息系统(MIS),原有的许多单独的管理系统将成为这个集成系统的各个功能模块。也就是说利用硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备,进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护,以提高效益和效率为目的。助管理者提高决策力,控制力的有效手段。

因此,在开发基于数字化校园管理信息系统时,在进行系统设计与需求分析时必须考虑这种差异的存在,而不能照抄企业管理信息系统开发原则与设计方法,应根据高校管理自身的特点与需求来进行设计与开发。

这也是为什么益教教育能够在行业取得很好口碑的关键所在,能根据客户的需求定制数字化校园管理信息系统。能够真切的为教学而服务。

浅谈当前数字化校园信息管理系统建设存在的问题

以当前我们参与的平顶山城建学院为例,分析当前数字化校园建设的情况,发现很多高校常常是在5个先决条件中只满足2-3个条件就决定进行数字化校园建设,并没有做到首先衡量组织是否具备了科学的管理基础,即是否具备了上述“六化”以及管理中间层是否具有积极性等就由领导决定进行 MIS 的开发,因此必然会产生先天的不足,存在许多问题。

高校作为用户方存在的主要问题目前一些高校在进行数字化校园建设时,无论是用户方还是系统开发商都存在着不同的问题,都在不同程度上影响了整个数字化校园的建设,影响了预定目标的实现。用户方的主要问题有

3.1.1 学校缺乏长远规划  数字化校园建设是为了加速校园信息化、提高学校竞争力而进行的一项浩大的工程,它不仅影响校园的方方面面而且还将规范学校未来五年、十年甚至更长时间的活动,因此,必须按照学校的发展规划进行数字化校园目标设计与建设,要能够满足学校长远发展的需要,而不仅仅是满足学校眼前的需要。目前的问题是,有的高校在没有确定长远发展目标或规划的情况下就匆匆上马数字化校园建设。

不注重现实诊断及业务流程分析 在启动数字化校园建设之初,没有认真梳理、诊断现行的管理制度、工作流程等的科学性,不重视对整个校园信息化实施后的业务流程进行分析与梳理、调整及规范。要避免让新的管理系统去适应现有的已经落后或即将淘汰的管理模式与流程,必须要有超前的战略眼光,充分估计到信息技术的应用和普及给教育教学带来的影响,不管眼前困难有多大,阵痛有多强烈,必须要有跨越式发展的勇气,借助信息化的动力去改变原有的不科学的流程,因为再好的信息技术如果不与先进的思想、理念、工作流程相结合,在现实中就毫无用处。因此我们需要借鉴国内一些大学的经验和做法,聘请专家以及与益教教育共同担任学校数字化校园信息管理系统的开发,帮助制定和确定现有工作制度及流程,哪些需要修正,哪些需要保留。根据学校的书记情况制定数字化校园管理信息系统的规划、目标。设计出合理的、科学的高效的业务流程,根据完成流程所需设置相应的部门与办事程序,从而产生数字化校园管理信息系统的总体需求。

缺乏系统工程观念,注意到系统的分解,但没有强调整体性 学校管理是一个全面、完整的系统工程,决不应该分割成若干个独立的“部门”或“区域”,而应当进行总体的全面规划和设计,否则,有可能出现前期投资、后期无用,只能推倒重来的现象,不利于保护前后期投资。

信息化的需求趋动不强烈(即来自中间管理层的抵触)

如果数字化校园的建设仅仅来自于决策者的一个决定,而不是来源于基层的需求,在实施过程中将产生许多“人为”障碍。毕竟实施数字化校园后,各部门的工作流程多少会发生变化、调整,而人是有惰性的,要将熟悉的流程改变,接受一个新的系统,需要一个过程,在这个过程中,免不了会产生许多意见、牢骚,会有抵触心理,而新系统在开始时往往又不是很完善,这时提的意见,作为决策者就要分析,哪些是合理的,哪些是故意的。以本校为例,在实施新的教务系统时,由于教师及教学管理人员都有一个新的适应过程,加上在实施过程中培训力度的有限,导致意见很多,很多教师抵制,整个工程进展缓慢。

过分强调系统功能的“唯一性” 许多高校在进行数字化校园管理信息系统开发时,一般是针对本校的功能需求进行“量身定做”式的开发,强调了系统功能的“唯一性”而忽视了系统功能的“通用性”。在重新审视与设计整个教学管理流程时,除保留原有的、好的、科学的、先进的管理方法,还应注意通过系统集成商学习其他学校的好的经验。系统商有多年、多校开发的经验,他们比较了解各学校的好的管理流程,接受他们的建议,尽量使特定的需求减到最少(特殊需求越多,并不意味着管理就越先进,实际上特定的需求越多意味着改变现状越难),以免给日后系统升级留下隐患。

因此我们在建设的过程中要适度,千万不能为了凸显个性而导致数字化校园信息管理系统不伦不类。

其次最主要的是需求表达不清楚

由于前期准备工作不足,各应用子系统是在被动的情况下进行需求分析,对一个自己都不是很清楚的系统进行需求分析,难免会顾此失彼。而益教教育就发挥了巨大的优势,利用以往数字化校园的经验,运用专业的开发人员,对需求的表达准确,到位,符合国家相关标准。加上在实践的过程中与用户沟通制定最终的需求方案分析书。以此来建设适合学校数字化校园信息管理系统的方案

数字化校园管理信息系统的改善措施

既然需求分析是数字化校园管理信息系统开发成功的充分条件,那就要全面、深入、持续地进行用户需求分析,不仅需要我们重视,用户自己也要重视、配合:一是要保证需求分析的时间(程序员在这一点上做的很差),以保证需求分析的完备性;二是要有资深用户的参加,尽量不漏掉重要的细节。需求分析是对一个很复杂系统的分析,需要分清人、财、物、信息内部和它们互相之间的关系和作用,因此,需求分析应该由多方面的人员共同参与。最有效的方式应该是听、问、论、手、讲、定,就是先让用户讲述,问清其中的疑问,再与用户进行深入的讨论,如果条件许可,还应亲手在现行系统上进行足够的实践,最后再确定( 即写出需求分析说明书),如果对其中的内容有不同看法,这个过程就得反复进行,有时得反复多次。

除此之外,还要从以下几方面采取措施,以解决目前数字化校园管理信息系统建设中存在的问题。

学校需制定出长远的发展规划,根据现实与长远发展需进行管理信息系统的总体规划与设计。

高校要从各自的实际情况出发,综合管理部门、业务部门、学术机构、技术部门等方面的意见,确定本学校的具体建设目标、技术路线和实施方案。

以应用为引导,进行科学合理的管理流程设计与改进

在建设数字化校园中,根据高校的发展需求与具体用户的使用需求对原有流程进行全面的功能和效率分析,发现其存在问题,设计新的流程改进方案,并进行评估,最后制定与流程改进方案相配套的组织结构、人力资源配置和业务规范等方面的改进规划并组织实施,保证流程的持续改善。在进行流程设计与改进时,应用是第一位的,要搞好应用就必须重视基础性的底层工作,一方面要进行用户的需求引导和需求培养,使得建设的系统满足用户需求,用户乐于使用;另一方面,要在有关管理部门的统一协调下,建立面向全校的基础数据库、资源库等,形成高度共享、可靠维护、及时更新、能提供决策依据的数据仓库群。

  保证数据的标准统一、各功能模块的接口规范

避免出现信息孤岛,提高数据的共享性。标准化问题并不仅仅是一个学校内部的问题,因为很多数据不仅仅是学校内部各部门间的交流,也交互于学校与学校之间、学校与教育管理部门之间以及学校与社会其他组织机构之间。所以,教育部门及各个学校要集中解决各个层次信息的标准化问题,包括分类标准、编码方式等。管理制度的规范化、制度化是实现现代化管理的基础,而信息标准化是管理制度规范化在技术上的具体体现。同时,系统之间的接口规范也需要在信息化建设中被定义并严格执行,这是学校信息化建设顺利完成的重要保证。

加强领导和监控

一方面,高校可仿效企业建立 CIO 机制,通过推动跨机构的协作,明晰职能部门在数字化校园中的职能,推进各类有利于高校的信息化变革,去除多余的工作流程和行政机构;在系统实施的开始就应有专人全程介入,收集、保管、整理。

加强各类风险的规避

为了规避数字化校园建设中的风险,高校在建设中应采用“整体规划、分步实施”的方式,因为这种方式能够解决学校信息化中的实际问题,并避免一次性投入过多资金,从而实现高校内部营造信息化环境的缓冲过程。当然分步实施非常重要的一点就是一定要确保各种数据和软件接口之间的标准统一性,这需要在整体规划中予以关注。

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