2015/11/10 16:18:56 高等院校综合教务管理系统在教务管理中的应用

教务管理工作是高等学校教育工作的一项重要内容,是整个学校管理的核心和基础。教务管理工作是指学校管理人员按照一定的教育方针,运用先进的管理手段,组织、协调、指挥与指导各方面人员的活动,以便高效率、高质量地完成各项教学任务,完成国家所制定的教育目标。教务管理工作是学校教学工作的中枢,是保证高校教学机制正常运转的枢纽,它是一项目的性、计划性、适应性、创造性和科学性很强的工作。教务管理工作关系到高校教学秩序的稳定和教学质量的提高,关系到高校的发展和人才的培养,教务管理在高校中占有相当重要的地位。

随着计算机技术的飞速发展和高等教育体制改革的不断深入,传统的教务管理方法、手段以及工作效率已不能适应新的发展需要,无法很好地完成教学管理工作。提高教务管理水平的主要途径是更新管理者的思想,增强对管理活动的科学认识。同时,运用先进的信息技术,开发高校综合教务管理信息系统,是深化教务体制改革的有利措施。

一般高等院校综合教务管理系统,是一个集 C/S和B/S -技术于一体、涉及教务管理各环节、面向学校各部门以及各层次用户的多模块综合管理信息系统。教务管理系统数据管理流程:

教务管理流程图

主要包括学籍管理、收费管理、注册管理、选课管理、成绩管理、毕业审查以及课程管理、教学计划管理、排课等多个模块。这些模块既相互独立又相互联系,即可独立工作有要相互制约,构成了复杂、庞大的综合管理信息系统。教务系统的出台和运行,体现了高校教务管理与服务相分离的改革思路,实现了教务一级管理、规范化管理、信息共享、提供辅助决策等各项功能,推动了学校的信息化进程。

案例分析:截止2014年8月1日,河南财经专科学院通过金智教育教务管理系统顺利实现两次选课,充分体现了系统的稳定性。

1、已完成共11个班级近5100条学籍数据信息的系统化管理,其中包括2000条当前在校学生学籍信息。

2、维护了872多门课程历史数据信息,新建了7900多门2013年度新版培养方案课程库。

3、2013-2014学年第一学期,在各个学院的教学秘书配合下,两周内共计完成3000多条教学任务在系统中制定和录入。

 教务管理系统的一级管理模式

教务管理系统配合学校体制改革,将二级教务管理变为一级管理模式。减少了系级教务管理的人和事,减少了管理层次,缩短了信息流通渠道,提高了管理水平,增加了管理效率。具体体现在:

(1)全校课程统一管理。全校各系所开设的课程集中为一个数据表,统一由教务处计划科维护。课程信息包括课程号、课程名、学时、学分、课程简介、使用教材等二十多种属性,分别提供给教学计划、学生选课、成绩管理等各个教学环节。

(2)全校学生的学籍统一管理。学生从入学开始到推荐研究生或毕业,教务处学籍科管理学生的入学信息、在学信息、异动信息、奖惩信息及毕业信息。学籍信息作为学生基本状况的描述信息,直接或间接制约了学生的注册、交费、选课、推研和毕业,避免无学籍学生注册、选课等管理漏洞。同时,学籍信息集中管理,统计数据准确、及时、全面。

(3)全校学生的学费交纳统一管理。学生交纳学费是一项组织严密、跨越系统的复杂工作。根据每位学生所学专业、国籍、家庭经济背景的不同等具体情况,在学籍中制定收费标准;收费系统根据收费标准,通过设定在结算中心的客户端,长期为学生办理收费业务。收费系统除办理现金收缴业务之外,同时办理汇款业务、转储蓄业务等银行管理项目。学生交费与否,直接会影响到注册和选课。教务管理系统为结算中心和注册中心建立了紧密的数据联系,使没有交费的学生不能注册、不能注册则不能选课等教务管理规定得以实现。数据库为部门之间建立的有机联系,方便了学生,简化了流程,堵住了漏洞。

(4)全校学生的注册工作统一进行。每学期开学初,学生持’( 卡及学生证统一注册。对于未交费的学生,系统语音提示“请先交费”等信息,并封存注册命令按钮,不予注册。历时三天、十台计算机、一万余名学生的注册工作即可结束,同时发布各种统计信息,通报给有关部门。

(5)选课活动统一进行。选课活动是推进学分制建设的重要环节,也是教务管理的难点之一。选课工作顺利与否,直接关系到教学秩序的稳定。选课子系统采用B/S,结构方式,学生在规定时期内,在校园网的任何一台计算机上均可进行选课。在教务处的统一组织下,经过预选、正选和补退选等三个选课阶段,完成全校的选课活动。

(6)重修重考、退课、旁听等各种手续统一办理。选课结束后,学生的选课名单由教务处统一管理,在教室资源容许的条件下,注册中心统一办理全校学生的重修重考、退课、旁听等各种手续,统筹安排,统一管理。

(7)统一进行学生学习成绩的学期审查、试读管理及毕业审查、学位审查。学生在校学习期间,要在各阶段进行各种学业审查。审查的标准和方式不同,将导致审查结果的不同。教务系统设定了各种审查功能和标准,将各种项目的审查统一在一个标准下进行,准确、及时、公正、公平地向有关部门提供审查结果,避免了不必要的纠纷。

(8)统一办理全校学生的中、英文成绩单。成绩单作为学生走向社会的重要凭证之一,其准确性、唯一性和权威性代表了学校的声誉。教务系统规范了院系所、专业、课程等中英文对照,实现了中英文成绩单的统一管理和打印。

3:实现教务管理信息的规范化

教务管理系统以国家教委公布的 《高等学校管理基本信息集》为基本信息标准,采用国家、教育部以及北京市教委等颁布的标准,将教学计划等教务业务工作标准化、规范化。首先,建立教务系统的公共信息代码集,统一规范系所代码、专业代码、班级代码、教师代码、成绩等级代码、学年学期代码等二十多种代码表。代码信息作为教务系统的主要信息源之一,贯穿整个教务系统之中,从而保证了教务系统代码信息的一致性、规范性。

学生的学号将贯穿于教务管理系统的始终。学生入学伊始,其学号就作为学生的唯一标识,贯穿于注册、交费、选课、成绩、奖惩及异动等全部教务管理过程之中。课程号(课序号)作为课程的唯一标识贯穿于教务系统中。由课程库命名的课程号,标识了课程的所有属性。课序号则作为补充代码,进一步标识了同一课程的不同上课班级。课程号的规范化管理,不仅具有现实意义,更具有一定的历史意义。教学计划规范化是教务管理规范化的前提。教学计划作为教务活动中的纲领性文件,在教务管理系统中起到了关键性的作用。教务系统一改传统观念和传统习惯,将教学计划在数据结构上进行了统一规范,使它能够正确地贯彻执行教学大纲、规范排课、指导选课;同时作为学期审查、毕业审查、学位审查等的执行标准;作为教学评估、教学工作量统计等重要教学环节的操作依据。

4全校教务信息共享与服务

教务管理系统采用了数据集中存放、信息网络共享的模式,提供了学校教务管理部门和各教学部门协同工作及信息共享的环境。学校教务处、注册中心、结算中心、各系教师和学生在教务管理系统的统一组织下,共享一个数据库。各部门各司其职、分工合作、秩序井然。利用校园网为教学管理部门和教师、学生提供全方位的信息服务。

教务管理流程图

(1)全校教师资源共享。教师信息来自人力资源系统,教务系统最大限度地满足教学的需求,最大限度地发挥教师的作用。

(2)全校教室、实验室资源共享。全校统一排棵,统一安排上课的时间地点,统筹安排全校各种教室、实验室的使用方式,极大地提高了教室、实验室的利用率,为学校的发展规模和校园规划提供了建设性的意见。

(3)全校课程资源共享与信息服务。课程库提供了全校所开设课程的全部信息,有利于资源共享,更有利于本硕贯通,并随时在网上公布。

(4)面向全校的信息资源共享与服务。全校性的公共信息如:单位代码、专业代码等由学校主管部门统一管理、维护,并随时在网上公布。

(5)面向不同身份的信息资源共享与服务。各个教学部门以自己的帐号和密码进行系级查询,可及时得到本系学生的注册情况、交费情况、学籍情况、选课情况、学习成绩的排名情况、不及格情况、推研情况及毕业审查情况等;还可以下载本系教师的学生选课名单、录入本系教师所授课程的考试成绩等。教师查询学生的选课情况、录入考试成绩等。学生个人进行选课、成绩查询、课表查询等。

5 为教学管理提供辅助决策

教务管理系统还具备为教学管理提供辅助决策的功能,主要表现在以下几个方面。

(1)为教学质量评估提供了系所信息、专业信息、教师信息、选课信息、成绩信息等基础数据,并进行相应的统计计算,为管理部门提供决策信息,促进教学质量的提高。

(2)教务管理系统保留了历年的课程信息、专业信息、教学计划、课程安排等信息,为学科建设和发展提供了历史性的资料。

(3)提供了各类职称教师授课情况的统计分析,其中包括授课教师的职称结构、年龄结构、课程结构等基础信息,为师资队伍的建设和发展提供决策支持。

(4)提供了各专业学生上课的学时数、学分数、必修课程、选修课程、基础课程、专业课程等各类学习信息,为出台新的改革措施提供支持。此外,综合教务信息系统还可以为教材管理提供基础数据,为网络学堂提供课程安排、选课情况等基础信息。

教务管理系统的建立,不仅仅是减轻了教务管理者劳动强度的一种手段,而是教务管理体制改革的具体体现。如高等院校综合教务管理信息系统自2013年开始运行以来,顺利地完成了学籍管理、成绩管理、教学计划管理、排课、排课、选课等各项教务管理活动,达到了预期的效果。截止2014年8月1日,河南财经专科学院通过金智教育教务管理系统顺利实现两次选课,充分体现了系统的稳定性。

1、已完成共11个班级近5100条学籍数据信息的系统化管理,其中包括2000条当前在校学生学籍信息。

2、维护了872多门课程历史数据信息,新建了7900多门2013年度新版培养方案课程库。同时采取了如下多种安全措施,将系统建立在数据准确、安全、快速传输的基础之上:

(1)与校园网的安全机制相结合,设立综合教务系统的防火墙。在网络级、操作系统级、数据库级均采取安全措施,保证系统的安全。

(2)系统设定客户端使用者的权限范围,对于不应维护的模块和数据表,仅授予只读权或无权。

(3)系统采取完整备份和增量备份相结合的数据备份策略。当系统遭遇灾难性破坏或进行历史性数据查询时,能够及时恢复或再现历史数据的实时状态。

(4)完善操作日志管理。对于登录综合教务管理系统的用户,系统自动记录下该用户操作的模块、操作时间、操作地点等信息;对于登录选课系统的学生,系统亦自动记录学号、时间、地点、选课状态、IP 地址等信息。完善的日志管理,以备日后查询、落实责任、数据统计、防止黑客等。

(5)设定安全通道和密码及时更新策略。对于利用浏览器仅仅是查询的访问,系统提供密码修改功能;对于进行数据维护的访问,如进行网上教师成绩录入,系统在每次开放录入状态之际,更新密码并允许修改密码,同时在登录时,首先通过安全通道。

综合教务管理系统以其技术先进、功能齐全、界面友好、安全可靠等特性,配合了学校体制改革的进程,更新了教务管理者的传统理念,促进了教务管理信息化的发展,为学校数字化校园建设迈出坚实的一步。


 
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