2015/10/30 16:03:09 数字化校园建设方案成功实施的经验分享与思考

1.数字化校园项目实施背景:

随着信息技术的发展,数字化校园已经历了独立运行软件阶段、部门级应用阶段和部门级应用加集成平台与校级应用解决方案并举的阶段。

针对当前高校信息化建设从硬件建设逐步步入以应用为核心的发展趋势,通过对学校目前信息化现状与实际需求的分析“盘点”,从信息化建设方面考虑,学校数字校园的建设规划总体目标定位在以校级应用为着眼点,以统一信息标准为纲领,以校园内各类信息资源的集成和交换为基础,构建满足学校教学、科研、管理与服务要求的开放性、协同化运行的支撑环境,为校内外各类工作人员提供完善的个性化服务支持,为学校的管理、教学和科研等提供完善的数字化支撑平台。

在结合益教教育有限公司数字化校园建设经验和我校实际情况基础上,研究形成了适合学院实施数字校园建设的整体思路:

我院数字化校园建设立足于学校全局管理和服务统一规划和设计,遵循校级应用信息标准,通过平台对原有系统和第三方系统进行高效集成和整合,实现学校相关信息资源的互联互动,统一共享,并可根据学校的校情定制个性化建设的策略。

根据校级应用的整体思路,达成了统一规划、分阶段实施的共识,形成了一个标准、三个平台、N个应用的建设原则。

依据上述策略,一期计划完成的项目是: 学院的信息标准、三个平台( 统一身份认证平台、统一门户平台、统一数据库平台) 、办公综合服务系统、学工综合服务系统、教学综合服务系统和人事综合服务系统等。

设计时遵循了: 统一标准、统一应用、统一数据库、统一身份认证和统一信息门户的原则,全面解决“信息孤岛”的问题,达到高度的数据共享,实现了数据的准确、实时更新。

项目建设原则应充分考虑这些内容: 一致性、有效性、容错性、实用性与可行性、先进性与成熟性、开放性与标准化原则、可靠性与稳定性、可扩展性及易升级性、安全性与保密性、可管理性和可维护性、异构系统集成的原则( 统一性) 、大规模用户访问支持的原则( 并发性) 和良好的继承性、兼容性。

2 数字化校园功能设计

一个完整的校园网建设要紧紧围绕“物理网络、系统平台、应用系统、人员培训”四大元素来进行。在这四大元素中,“物理网络”是基础,“应用系统”是重点,它们是校园网建设的核心。

物理网络的搭建包括四个方面: 结构化布线、网络连通( 网络设备的选择) 、服务器的选择、终端的选择。

系统平台的建设包括: 教育行政管理平台、教学管理平台、资源库管理平台和校园网通信平台等系统平台建设。

其中,行政管理和教学平台主要针对教育工作,资源库平台将为这两个平台提供详尽的数据资源。

应用系统的建设应根据学校的需求选择一些应用软件和硬件。一般学校常用的应用系统有办公系统、人力系统、教务系统、学工系统以及校园信息管理系统、学院网站等,以此实现数字化校园的主要应用。

人员培训可分为四级: 学院领导的培训、学院中层管理者的培训、部门信息员的培训、全体教师的培训等。

希望他们在培训之后能够针对学校的具体和特殊需求或是未来需求提出切实可行的建议,以便能够更好地进行系统的二次开发,完善系统的功能。

在这里特别提出,数字化校园建设的标准都层次不齐,总体上大致也就是这几个方面,但是就数字化校园建设本身而言,一套完整的数字化校园应该具备什么功能呢?

一个完整的数字化校园应实现以下功能:在管理方面( 办公系统管理、财务管理、资产管理等) : 充分利用现代信息技术实现职能管理的自动化、信息化,实现各部门之间更迅速、更便捷的沟通,达到不同职能部门之间的数据共享与协调,提高决策的科学性、管理的质量和效率,形成充满活力的现代新型管理体制;在教学方面( 教务管理、学生管理等) :

充分利用网络技术、多媒体技术等实现高质量教学资源、信息资源和智力资源的共享与传播,促进师生互动,促进主动式、协作式、研究型的学习,从而形成开放的、高效的、个性化的教学模式,更好地培养学生分析问题、解决问题和创新的能力;在科研方面( 科研管理、学报管理等) :

充分利用校园网、互联网,促进科研资源和设备的共享,加快科研信息传播,促进学术交流,开展网上合作研究,并且利用网络促进最新科研成果向教学领域的转化,以及科研成果的产业化和市场化,从而大大提高科研的创新水平和辐射力;

在公共服务体系方面( 一卡通管理等) : 建立覆盖全院的的高速网络,提高面向全院师生的基本网络服务、正版软件服务、技术支持服务等;

建立高质量的数字化图书馆、多媒体教室、语音室、会议室等; 在校园内建立统一的电子身份认证系统,从而为学校高水平的教学、科研和管理等提供强有力的支撑。

在学校社区服务方面: 结合后勤社会化改革的需要,建立电子化的社区服务环境,网络、电话、有线电视进入社区,并开展各种网络化、电子化的服务项目,如一卡通电子商务、电子医疗、电子监控等,为师生员工提供便捷、高效、集成、健康的生活和休闲娱乐服务,形成智能型的社区服务体系。因此,数字化校园是一个旨在提高单位业务效率、管理水平的信息处理与管理的集合,对于不同层次的使用者便有不同的价值体现。

对于高层领导而言: 数字化校园是决策支持系统。

它运用科学的数学模型,结合学院内部/外部的信息条件,为学院领导提供决策参考和依据;对于中层管理者而言: 数字化校园是信息管理系统的综合应用,利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握工作进程,减少错误,提高工作效率;对于普通教职工而言: 数字化校园是事务/业务处理系统。

数字化校园为广大职工提供了良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快地工作。

3 数字化校园建设流程

1 调研认识过程

( 1) 数字化校园学习、研究;

( 2) 盘点学院数字化现状;

( 3) 自我评估;

( 4) 形成基本理解和需求。

2 实施准备

通过到专业公司和高等院校调研,形成了实施人员的分工,指定专人牵头负责相应组的工作

数字化校园招标方案

技术招标

根据各方面的调研情况,经多次反复研究讨论形成技术方案和招标方案,为项目实施做好前期工作,特别是招标文件直接关系到项目的成败,必须严肃对待,以免后患,我们形成招标文件的过程如下:

( 1) 结合学院的实际情况形成实施整体思路;

( 2) 邀请专业公司到学院部署并讲解产品版;

( 3) 技术人员和职能部门专业人员,反复讨论学习,形成基本需求;

( 4) 邀请专业公司到学院分主题讲解、演示;

( 5) 优化需求,确认数据流、角色、功能等,形成各公司产品与学院实际需求的匹配表;

( 6) 准备招标文件,整理招标需求,确认评标方法,制定评分标准和拟质疑的问题。

业务需求是招标文件中的主要内容,它的准

备需要技术人员和业务部门反复研究确认后形

成,主要内容应包括:

( 1) 业务部门职责;

( 2) 现用办公软件现状;

( 3) 功能需求与概要设计应包括: 系统功能模块框图、系统功能架构及角色分配总体框图、系统数据流图和各子模块功能描述与需求分析。

以公文管理子模块为例( 图 1) ,需求应以具体、可实施性强为原则,力求具体、

详尽,让人一目了然,再配以说明和实际的样张或设计样张等辅助资料。

据此,我们对拟投标方的产品与学院的需求,进行了比对形成了匹配表,以分值和文字评语的方式形成了参考资料。

4 过程控制

招标后进入实施管理阶段,必须做到如下几个方面:

项目启动动员

强调数字化校园建设的重要性,宣传数字化校园建设的内容,指定各部门长为数字化校园建设第一责任人,各部门选派专人负责本部门数字化校园建设的需求整理,配合专业技术人员整理需求文档,优先学习使用数字化校园相关功能,辅导本部门其他用户等。

实施专用办公室的安排

为了项目的顺利实施,必须准备实施的专用场地。配备设计和测试用电脑( 多台) 、讨论问题的会议桌、投影仪、长途专用电话( 传真) 、多功能一体机( 复印、打印、传真、扫描) 、电子白板、文件柜、文件归档文具等。

完善管理体制

核心组工作: 每周召开项目例会,完成项目周汇报、讨论疑难问题解决方法,监管协作方的工作、监管中心和各主题项目的工作,参与各主题的专题会议,处理突发事件,讨论临时动议的相关问题,根据进度要求适当调整工作节奏等。

专题组工作: 每周召开项目例会讨论、项目周总结、疑难问题讨论、需求明确后的修改研究、向核心组提交讨论疑难问题和突发事件、形成需求的系列文档,保留原始的资料、协调好和主题业务部门的工作、配合核心组的工作等。支援组工作: 参加各组的例会、完成各组委托的临时工作、做好测试和培训工作等。

总体规划分步实施

总负责人负责组织技术人员和相关职能部门会同实施合作方,对完成部分的功能及整个功能进行评估,达到相当要求才可以试运行,对疑难问题提出动议或解决的方法,保证系统的按时完成,对完成的系统在多方确认的基础上实施验收步骤。

为了保证项目的顺利上线,实施部门应有足够好的技术支持方式,主要的方式一般包括: 在线支持、办公电话支持、手机支持、超长值班支持、使用手册和疑难操纵视频等。

现相关子系统已在招标的基础上分步实施中,里程碑标志是完成一部分,展现一部分。实施中始终坚持测试、评估、再测试再评估,直至达到设计和验收双标准为结束标志。目前整个项目执行着总体规划分步实施的总体设计目标。

既然数字化校园建设已经成功普及,那么我们既要广泛地宣传数字化校园的益处,也要在可能的状况下不断地优化和完善,特别是应在已有数据中心的基础上,探讨和挖掘出数据的更多潜在规律,为学院决策提供更多的参考依据。只有这样才能更好地服务于学校的大发展。

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