2015/10/30 15:57:09 学校管理信息系统的构建

学校管理信息系统是通常意义上的计算机管理信息系统在教育领域的具体运用。近年来,管理信息系统的理论和实践的发展十分迅速,管理信息系统的研究在现代管理中越来越显得重要。然而,学校管理信息系统的研究却极其贫乏。是学校管理信息系统构建和运用的时机尚不成熟?还是管理信息系统无法在教育领域中发挥它的功能?本文试就这些问题谈谈一些看法,并以此为基础,提出学校管理信息系统的总体结构和构建的基本程序。

学校信息是指反映学校教育、教学、生产、科研和经营管理方面的各种知识、图形、公式、法则、指令、消息、数据、资料等有效情报的总称。从信息内容来看,学校信息包括国家和地方教育行政部门的方针政策,以及指示等指令性与指导性信息、劳务与人才市场情报信息、人事信息、财务管理信息、设备物资以及教学技术信息、学校环境信息、学校经营管理信息、思想政治与品德教育及其管理信息、教学和教学管理信息、生产和生产管理信息、教育科学研究及其管理信息,以及为教育教学服务,为师生员工提供学习、工作和生活的保障的信息,等等。可见,信息始终贯穿于学校的各项活动之中。从某种意义上说,学校管理的过程就是不断地获取信息、传递信息、存贮信息、处理信息和利用信息的过程。

   在学校系统日益复杂、学校信息日益增多的信息社会中,人的精力、体力和脑力的有限性已经使人不足以驾驭复杂的学校管理系统。学校管理信息系统为学校管理者的决策活动提供了及时、准确、充分的信息,为学校教育活动和管理活动提供了社会发展所需要的高效率。完善的学校管理信息系统的构建,是学校适应社会发展的必然。

要构建学校管理信息系统,关键的问题是要把握学校管理信息系统的功能,即要把握学校管理信息系统在学校管理活动中可能承担和应该完成的基本任务。功能和过程有着密切的联系,功能往往是通过过程呈现出来的。

现代学校管理理论认为,学校管理过程是一个包含了计划、实施、检查和总结四个基本环节的周而复始、反复循环的螺旋式上升过程,也是一个学校信息的接收、传递、处理、反映、沟通的过程。

学校管理者要有效地控制学校管理对象系统,就必须及时了解和掌握各方面的情况和变化,衡量绩效,纠正偏差,实现学校管理环节之间的协调和配合。学校管理信息系统加速了学校信息的传递和处理过程,密切了学校管理环节之间的协调和配合,是学校管理者进行管理活动的得力助手。其功能可从三方面进行分析。

学校管理信息的吸收、筛选和分类

在信息社会中,信息的质量和数量的增长十分惊人,信息既是组织生存的重要资源,也是组织发展的重要动力。学校系统不是一个孤立的系统,它受到社会大系统中与其相关的其它系统的作用和影响。因此,学校管理信息系统应该承担起吸收、遴选和分类学校管理信息的任务。即学校管理信息系统要不断地收集外部环境的信息,加强与外界的交流。同时,又要建立某种特定的边界,这一特定边界的作用是对外部环境进入学校管理系统的信息和学校管理系统输往外部环境的信息进行过滤和筛选;

还要对所有涉及的信息进行分类,以便贮存和利用。从信息所涉及的范围来看,学校管理信息分为学校外部信息和学校内部信息。影响学校管理活动进行的学校外部信息包括国家的方针政策、新的教育理论和观念、新的教育技术的发展、社会对学校的评价和要求、家长对学校的期望和看法等等。影响学校管理活动的内部信息包括学校管理人员、教师、学生的素质和状况,学校的设备购置、运用情况,资金流动、运转状况,学生学习及各项教育活动的时间分配,等等。学校管理信息系统适时地获取、遴选和分类学校管理的内外部信息,是整理、加工、传输信息的基础,是学校系统生存、发展、稳定、有序的保证。

学校管理信息的传递和处理

学校管理信息系统的第二项功能是对经过过滤、筛选和分类的学校管理信息进行及时处理和迅速传递。处理信息是对随时出现的资料信息进行加工整理,去粗取精,去伪存真,把信息按某种需要进行排列、计算、选择等。数据加工以后成为统计信息,统计信息再经过加工才成为信息。信息使用才能产生决策,有决策才有结果。因此,信息的加工处理是信息运用的前提,不及时处理学校管理信息,就可能给学校管理决策造成失误。学校管理信息系统实现了信息处理的自动化、计算机化,便大大地节省了学校管理人员加工处理信息的时间和精力。

传递信息是通过一定的手段,按照一定的路线,将加工整理好的有关信息准确及时地传递到需要的单位和人员那里,使信息得到有效的使用。为此,必须保证信息渠道的畅通,否则就会贻误时机,造成不必要的损失。传递学校管理信息的方式,最古老的是人工传递,现在有电话、电报、传真等,但仍然需要人工的介入。在信息传输过程中,要防止由于技术噪声和语音噪声造成的对信息的歪曲、走漏、阻塞现象。以计算机信息网络为中心的学校管理信息传输系统,不仅能及时获取和处理信息,而且能迅速地传递信息。必要时,信息不仅能按水平系统传递,而且能按垂直系统传递;不仅能顺向传递信息,而且能反馈信息。

学校管理信息的贮存和维护

信息贮存是将信息保存起来,以备将来运用。信息维护则是保持信息处于合用状态。狭义的信息维护是指经常更新存储器中的数据,使数据均保持合用状态。广义的信息维护包括系统建成后的全部数据管理工作。信息维护的主要目的在于保证信息的准确、及时、安全和保密。

在学校管理环境和学校管理组织日益复杂、学校管理信息不断增长的情况下,学校管理信息的贮存和维护变得尤为重要,也尤为困难。借助于学校管理信息系统可以解决这一十分棘手的问题。学校管理信息系统扩展了人的信息贮存和维护能力,有效地解决了学校管理信息无限增长,而信息存贮空间有限之间的尖锐矛盾,达到了贮存容量大,存储有序,保真度高的基本要求。

学校管理信息系统的功能分析说明在科技高速发展的信息社会中,管理信息系统在学校管理中发挥出越来越重要的作用和功能,成为学校管理不可缺少的组成部分。重视学校管理信息系统的研究和构建,应该成为我们教育工作者,尤其是教育管理工作者极为重视的问题。

学校管理信息系统的结构是指学校管理信息系统内部各部分的构成框架。对学校管理信息部分的划分的角度不同,其结构方式也就不同。

从学校职能部门及其工作任务的角度,可将学校管理信息系统划分为学校教务管理、教职工管理、学生管理、图书资料管理、学校物质设备管理、学校财务管理和其它事务管理七个部分或者七个子系统  。

这七个部分或七个子系统 既是学校管理信息系统中的分系统,同时又是功能相对独立的职能管理系统。每个子系统中分别设有各自的专用数据库,各个子系统又共享六类综合性数据库:教职工数据库、学生数据库、图书资料数据库、物质设备数据库、财务数据库以及其它辅助数据库。学校管理信息系统采取自顶向下的方法,分解后的七个子系统都有自身的目标。如教职工管理子系统的目标可以规定为:管理教职工的人事档案、工资调整、职称晋升、奖惩记录等,以便为学校的发展提供人员调整的决策信息。

这七个子系统,常常需要进一步细分,产生下一层子系统,如教职工管理子系统又可细分为三个子系统:教师管理子系统、干部管理子系统、工人管理子系统。用同样的方法可以把其它子系统进行细分,产生更深一层的子系统。这些子系统都应有自己明确的目标,当子系统的目标仍可以分解为多个子目标时,说明这一子系统仍可以分解为相应的若干个子系统。这一过程一直进行到子系统只具有单一目标为止,这时的子系统称为功能模块。根据这样的细分过程,系统、子系统功能模块,最后得到一个功能框图。它展示了系统所具有的各种功能,以及各种功能之间的关系和联系。在得到功能框图之后,要对框图进行认真细致的审查,补其遗漏,改其不当,删其多余,使其完善。构建学校管理信息系统首先要解决的问题是学校主要领导人员的观念和素质问题。

学校主要领导人员应该积极参与学校管理信息系统的开发工作,因为学校管理信息系统耗资巨大,历时长,需要学校管理者在财力上予以支持。学校管理信息系统的设计和运用涉及到学校管理方式的变革,需要学校管理者管理观念的革新。

学校主要领导者最清楚学校的问题,最能清楚地确定学校系统目标,而要构建学校管理信息系统,系统设计者首先要了解和掌握的就是这些问题。学校主要领导者还应具备相应的素质和知识,即应该具备一定的学校管理信息系统的基本知识,了解计算机及其主要设备的原理和功能;有运用现代管理科学理论、提高学校管理水平的设想和愿望;懂得学校管理信息系统的开发步骤和每步的主要工作。最后,学校管理者还要有识人、用人的慧眼和胆识,有组建开发队伍的感召力和指挥力。

构建学校管理信息系统的第二步工作是确定合理的学校管理信息系统实现目标。这一实现目标是在学校管理信息系统的规模和功能分析,学校现状分析,社会环境分析,以及为建立学校管理信息系统,学校或主管部门准备投入的人力、财力和时间的分析基础上确定的。

最后,构建学校管理信息系统要遵从系统开发阶段的基本程序。系统开发阶段可以分为系统分析、系统设计、系统实现和系统评价四个工作环节。

系统分析的内容,包括为建立学校管理信息系统所需的数据的收集和分析、系统数据流程图的确定,以及系统方案的确定等。系统设计,包括计算机系统流程图和程序流程图的确定、编码、输入输出设计、文件设计、程序设计等;系统实现,包括机器的购买、安装、程序调试、系统的切换以及系统的运行和维护等;系统评价,包括学校管理信息系统建成时的评价和运行后的评价,发现问题并提出系统更新的请求等。

学校管理信息系统的构建是社会发展的要求,是时代进步的要求,它不仅可以为学校管理提供全面的服务,也为学校管理提供了省时、省力、高效的途径。

至于学校管理信息系统在运用过程中尚不完善和成熟的地方,一方面借助于端正对人与学校管理信息系统的关系的认识来解决,另一方面可借助科学技术的进一步发展而带来的学校管理信息系统的不断完善来解决。学校管理信息系统必将在教育领域中越来越施展出它的才能,怎样根据学校的条件和环境构建适应学校发展的管理信息系统,必将成为人们越来越重视的话题。

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