2015/10/30 15:44:26 数字化校园建设实施的管理团队与流程优化

数字化校园建设是一项大工程,而各部门必须要统筹兼顾才能确保数字化校园建设实施的顺利进行。很多学校在数字化校园建设的过程中总是盲目的认为只需要培训一下相关的知识即可。不需要太多的精力和时间运用到上面。显然这是不可取的,即便是再成功的运营商也需要我们在实践的过程中合理分工才能确保数字化校园的顺利实施。下面笔者就以我们学校与益教教育科技有限公司合作而实施的数字化校园建设为例,探讨如何在实施的过程中分工职责以及优化工作流程,确保数字化校园建设的快速实施。

1:实施策略

(1) 分阶段实施先实施重点子系统,再逐步深化推广。项目的实施统筹考虑,首先完成学院最急需、最重要的应用,根据学院现行业务运作周期的规律,确定实施的时间,同时考虑应用实施的各种内部、外部因素,制定分阶段实施计划加以实施。

(2) 规范化的运作高质量的实施过程是高质量产品的保证,在实施过程中,保证实施过程的规范性,使项目有序高效的开展。系统实施的过程,也是规范建设运营的过程。

(3) 技术部门和业务部门共同参与项目由现代教育技术中心牵头组织,由业务部门主导和控制需求,确保项目的实施结果能满足学院需要,整个项目实施过程

2:实施过程

数字化校园建设方案

数字化校园运行体系建设

数字化校园的建设纷繁复杂,涉及到学校现有运行体系的各个方面,本文从以下几个方面提出整个运行体系建设的几个核心问题的解决思路。

管理团队与技术人员建设

管理人员负责相关管理决策的制定,而技术人员则从技术层面保证决策的顺利实施。信息中心人员不仅熟悉学校的业务流程、组织模式,还了解技术的发展现状和未来趋势,扮演着“接口”的角色;他们是学校信息化建设的主要实施者之一,并承担对外技术联络的任务;他们是项目承担单位技术人员与学校内部管理人员的“翻译”,是成功完成项目的关键。信息中心人员可以尽快使项目设计和实施人员进入角色,也能将项目设计和实施人员想表达的意思转换成容易被用户理解的语言与他们沟通。另外,电教处人员还是维护学校利益和保证项目实施质量的重要角色。但电教处人员要避免越位,在需求调查阶段,电教处人员要避免大包大揽,全面充当学校需求的“百科全书”,否则会使学校其他部门人员产生惰性,需求调查停留在信息中心人员这个层面。需求调查一定要从最终使用者那里获得,信息中心人员应该作为需求的“审查者”,而不是“提供者”。设立信息员制度,校内各职能部门和各专业部设立专、兼职信息员,具体负责收集整理本部门的信息化建设信息,与信息中心一起完成本部门的信息化建设工作,共同建设和维护校园网网络系统。实践证明,这是加强学校信息化建设力量和获取合理需求的有效途径。

学院管理层的承诺是成功完成数字化校园项目实施的关键因素,承诺的内容主要包括全局的角度给予切实、明确、有益的支持从管理层到项目组织形成良好的沟通渠道,

定期举行项目例会

优先对项目小组进行资源分配,并直接管理

采取切实有效的激励措施来激励指定的项目小组各成员。

通过近一年的动作,学院领导层已认识到数字化校园建设对学院管理水平提高的重要性,从学院书记、院长都深刻的认识到了这一点,月份还专门召开党委扩大会,研究成立了数字化校园建设领导小组及技术小组,会议决定由学院一把手主持数字化校园建设工作。

这这个期间我们会建议学校如何安排人员的管理,同时我们会制定一份详细的计划确保供学校使用,在这个过程中我们会全力配合并指导在实施过程中遇到的问题和瓶颈。

组织机构的原则与职能保障

数字化校园建设涉及到大量的人力、物力和财力的投入,其建设是一个漫长而艰苦的过程。必须有统一的建设规划、统一的组织管理以及统一的实施方案,因此在数字化校园建设过程中普遍成立了建设领导小组和建设委员会统筹规划和协调各部门工作。数字化校园的建设需要领导发挥一把手作用,保证信息化建设过程中各方面关系的协调和最终决策、保证信息化建设中必要的投资力度。尤其网络应用系统和数字化校园建设阶段,作为一项庞大的系统工程,涉及到一个单位工作的方方面面,还受到现行管理体制的制约,触及各部门的核心利益,所以只有笮位的最高领导才有权力完成数字化校圆建设的指挥和协调工作。高层领导一决策,需要通过中层管理人员实施,其中,管理方式的规范化、制度化是实现现代化管理的基础,而信息标准化是管理制度规范化在技术上的具体体现,这一切都要求建立合理的体制与机制,这是学校信息化建设顺利完成的重要保证。组织管理体系如下:

决策层

成立专门的信息化校园领导小组,由校长担任组长。领导小组的职责在于确定信息化校园的建设战略,同时指导并监督信息化校园的建设工作。

管理层

由专门的管理机构对信息化领导小组负责,具体规划、实施信息化校园建设。

操作层

在这两类组织以下,主要是各职能部门和各个院系,此外还有隶属于学院的各个实体,如医院、校办产业等。这类组织是信息化校园的主要载体,也是体现信息化校园功能的实体。在信息化校园的过程中,它们不仅直接接受信息化办公室代表领导小组的管理,同时各自之间还发生各种管理上的相关性,需要对信息流向及各种角色的职责进行明确的界定整个组织保证如图所示

数字化校园团队建设分工

在组织建设项目过程中益教教育提供给我们需求方案,和规划实施方案。同时有专门的咨询顾问团队负责项目组的实施与分工。对学校各个方面的信息化给予合理的建议和参考,同时有专门的教育专家提供学校增值服务。如:师资队伍建设,教材资源的开发与师资培训等。

  规划设计方案团队给予技术方案和管理方案以及培训方案,负责项目的设计,开发与测试,以及配置管理资源等确保项目的质量最优化。

人才培养

信息化人才培养也是校园信息化建设的重点,也是校园信息化建设顺利发展的根本保障和智力支持。学院应当根据岗位和职能的不同,安排教职人员通过相关理论学习和技术培训,形成四种队伍

一是信息化教师队伍,使在职教师普遍掌握现代教育技术,提高信息化环境下的执教从教能力

二是信息化管理队伍,使教育、行政的管理人员具备与职能相关的信息管理技术,提高决策的科学性和民主性

三是信息化技术维护队伍,使在岗的工程技术人员能够为学院教学、科研和管理提供优质的技术支持和技术服务

四是信息化理论研究队伍,对教育信息化建设中出现的新情况、新问题进行总结、研究、探索,为教育信息化建设提供理论上的支撑和指导。

五是加紧对在校大学生信息素养的培养和学生信息技能的训练。根据最近相关媒体对大学生上网情况的调查报告,大多数学生的上网目的还只停留在网络聊天上,因此要因势利导,创造更好的条件引导学生利用网络、利用现代信息技术做学问做研究,使学生在掌握各种信息技术的同时不断地提升自身的信息素养。

就全校师生而言,为促进师生信息化应用水平的提高、配合信息化应用项目的推广和改善信息化应用环境,结合学院实际情况,需开展对师生、行政人员开展有针对性的培训工作。

就信息化建设专业人员而言,需为专业人员提供各种的专业培训机会和鼓励技术人员参加认证考试,如微软的各种认证定期开展内部技术交流及研讨班开展各种管理规范、项目管理等培训,并积极提供锻炼机会。

确定的目标与计划

在项目实施前,项目小组必须通过周密的讨论与沟通,达成共识,共同制定明确的项目目标、实施前提条件和实施计划,为后期的实施工作奠定良好基础。在实施过程中,项目目标、实施前提条件和实施计划的不确定性将直接导致项目进度延迟、实施成本增加等不良后果。

通过对学院信息化现状的了解以及一年来的学习及调研,并通过月份的学院数字化校园建设研讨会的召开,学院已经逐渐清晰了数字化校园建设的目标及内容,也对数字化校园的核心工作有了明确的认识,应该说学院数字化校园建设己经准备的比较充足了。

教育与培训

数字化校园建设的成功一方面是前期方案的设计的先进性及完善性、领导层的重视以及组织建立的完善性还有很重要的一方面是数字化校园建设工作的连续性和持续性,这就必须在项目实施过程中及后续工作中要加重信息化教育和培训工作,为了做到这点,需在以下几个方面加以重视。

督促项目承建公司针对学院的需求制定培训方案并严格考核执行。

数字化校园建设小组根据数字化校园建设的进度及师生信息化使用水平。保证在项目期间系统教育和培训能在适当的时间有规划的进行。

为了今后管理及运行维护的持续性,还要充实技术力量进行专业资格的培训如网络、数据库等方面的培训。

流程优化:

信息化通常意味着组织的变化,人们对变化有一种内在抵触性。这从前期调研及学习中,很多院校建设者都深刻认识到的问题,从实在话,这也是本人最没底的地方,这是因为一方面学院是一所老学院,很多观念及人际关系并不是很好改变的,还有一点本人的工作方式方法还有待改进,有些时候已经造成了有关部门的抵触情绪,这都需要在以后的工作中努力改进。但最重要的一点,必须以科学发展观的态度对待信息化建设过程中给学院管理带来的冲击,以实事求是的办事精神努力保证信息化建设带来的变化和学院日常管理的变化正常过渡。

质量保证计划

为了保证学院数字化校园建设的成功,在前期调研及学习的基础上,结合相关兄弟院校系统实施经验,贯彻一套完整的质量保证计划是必不可少的。这需要在数字化校园实施过程中不断加以总结补充及完善。

该计划内容框架为

对项目的期望以及实现期望的衡量标准

维护质量保证计划的权责定义划分

质量监督的工具

意见收集程序

项目小组认同计划

沟通计划

培训课程

质量评审程序

项目质量保证计划的核准签字

该计划要为项目小组成员和管理层提供关于质量保证的指导方针,并解释如何达到预定的项目质量目标,在质量评审过程中提供关键的第一手信息,保证学院数字化校园项目建设的成功。

制度建设

数字化校园建设是一场深刻的革命,必将从方方面面冲击学院传统的工作方法、工作制度、工作习惯。因此,必须建立一套行之有效的保障制度,才能稳步推行“数字化校园”建设,也可以说没有制度保障的数字化校园,很容易流于形式。需建立的保障制度主要有以下几方面

资金保障制度

数字化校园建设应根据建设和发展需要,将建设资金列入财政预算,逐年适度投入所需资金,形成有效的资金投入制度和资金使用监督制度。

人员保障制度

数字化校园建设是一项技术性很强的工作,做好这项工作就需建立信息技术人力保障制度,其主要内容应包括网络中心工作人员岗位职责各级各类管理员岗位职责应用奖惩制度管理员信息技术培训制度信息技术人才引进制度等。

业务流程规范

数字化校园的正常运行要结合业务规范同时推进,因此,在项目运行实施过程中同时要建立一套完整的业务流程规范体系,对各级管理员、用户的业务操作做出明确的规定。业务流程的规范应包括文字描述、流程图描述、遵循的政策法规等几个方面的内容。

案例分析:河南省财政专科学院本计划的是三年才能完成数字化校园项目的一期建设。然后在益教教育数字化校园建设提供商的协助下,三年完成了项目实施的完成且正式运行。2015级新生全部的入学,分班宿舍以及教学的认知和管理等在一天时间内全部统计完成。建立了统一的身份认证平台和统一的信息门户平台,方便了学生也加强了管理者的管理。同时校园一卡通的建设,让学生真正做到一卡在手,走遍校园无忧!

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