2015/10/26 15:54:49 如何确保学校管理信息系统各功能顺利实施

学校管理信息系统是管理信息系统(M工)S理论与技术在教育领域的具体体现,因此它遵循M15的一般规律。另一方面,学校管理信息系统的处理对象是学校管理过程中的各类信息,所执行的是学校中的各项管理事务,这又决定了该系统所具有的特殊性。学校管理系统各个职能子系统的划分的设置,随着学校的类别、规模、管理结构和管理习惯的差异而有所不同,一般无外乎一下各个系统。

按照学校职能部门及其工作任务,通常可将学校管理信息系统划分为若干个相应的分系统,它们同时又是功能相对独立的职能管理系统。

各个分系统共享下述五类综合性数据库:学生数据库、教职工数据库、图书资料数据库、财产(包括仪器设备和其它固定资产)数据库以及财务数据库。此外,在每个分系统中还分别设有各自的专用数据库。各分系统的功能构成学校教务管理系统

通常包括编班、课程表调度、学籍管理、教学档案管理等功能模块或子系统。编班是按照年龄、性别、入学成绩等情况,并按照某些给定的原则把新生分配到各个平行班级。编班处理的原始数据来自学生管理系统中的招生管理子系统。

课程表是教学工作的时间、空间和人力的总调度。课表调度要涉及学生、教师、教室和设备等多方面因素,因而它是教务管理系统中一个十分重要也是比较复杂的子系统。

学籍管理是教务行政管理工作的重要内容,主要包括学生在校期间各科学习成绩的登录,统计处理,各种成绩表册及成绩报告单打印和保存,提供各种查询功能以便及时了解各科教学情况和各班学习质量。

教学档案管理包括各系、专业和各课程的教学计划、教师教学情况、有关统计报表及教学文件的登录、整理、查询与存贮。

学生管理系统

这里的学生管理指的是对学生工作的综合性管理。由于招生、培养、分配是学校教育的三个基本环节,因而该系统通常包括招生管理,学生操行及奖惩管理、毕业分配管理等。

学校财产管理系统

学校财产就是学校的设备物资,这里所说的财产管理主要由仪器设备管理和学校固定资产管理两个子系统组成。前者包括实验室及电化教育所用的教学仪器、设备的管理;后者则指除此以外的教学、办公用房、各类家俱及其它固定资产的管理。本系统主要实现上述财产的登录,对便用、维护、更新改造和报废情况的记录,检索查询以及统计汇总功能。

财务管理系统

财务管理系统通常包括以下四个子系统:计划、预算管理子系统,根据事业计划需要,对未来年度的资金进行筹集与分配处理。会计核算子系统,主要进行各种财务凭证和账务的处理、核算,打印科目汇总表和汇总平衡表等各类报表, 实现预算和计划执行情况的统计和跟踪。工资核算子系统,实现工资结算、分部门汇总、打印工资发放表册、钱币面值统计等功能。财务分析子系统,对财务计划和预算的执行状况进行分析并作出决算,以此总结和考核学校各方面经济活动的效果与存在的问题。

其它事务管理系统

在学校管理中,除了上述六个方面的信息管理以外,通常还应建立以下四个方面的事务管理信息系统。体育、卫生管理:主要包括全校体育基础数据、学生体育达标情况、田径运动会等的管理,以及教职工和学生的健康档案管理。学校基建管理:对学校房屋、场所及其设施的新建、扩建和改造等基建项目的定额、预算和决算等事务进行管理。科研管理:包括学校科研项目的计划、科研经费的使用情况、科研成果登录和评估,以及技术市场和科技服务等方面的管理。

那么如何才能确保学校管理信息系统的实现呢?对于很多学校而言,数字化校园建设虽然已经小有规模,但是对其系统的运用和熟练程度少之又少。纵使有这么多的信息系统,但是能够真正实现其功能的为数不多。那么如何才能确保学校管理信息系统的实现呢?

学校管理系统的开发条件和步骤

学校管理信息系统是一个涉及学校管理、信息科学和计算机技术的复杂的人—机系统。为了使管理信息系统达到预期目标,就必须针对学校管理和计算机信息系统的特点,根据软件工程思想,采用科学的方法进行规划、分析、设计与实施。

1建立系统的基本条件

建立一个好的管理信息系统,必须要有一个好的管理基础。所谓好的管理基础,指的是合理的管理体制、完善的制度、科学的管理方法和准确的原始数据。

与企业管理相比,我国的学校管理在这方面占有较大的优势。应该看到,我国发展学校管理信息系统的时间还不长,设计开发的实际经验也很不足。要使管理信息系统在学校建立、使用,并从中获得巨大的效益,必须具备以下基本条件:

1)领导重视、管理人员积极性高

管理信息系统的建立,需要学校提供资源、经费、人力和时间,要涉及管理体制、规章制度的变化、调整和大量数据的编码、表格形式协调等工作,这些学校管理的全局性问题必须在学校高层领导的重视和支持下才能获得解决。一般说来,校长的决心是研制学校管理信息系统的成败关键。

管理人员的积极性也是不容忽视的条件。管理人员是管理信息系统的直接用户,它们的积极性和配合程度,关系到管理信息系统的使用效果和生命力。

2)具备一定的资源条件

管理信息系统的资源主要包括计算机硬、软件设备,不间断电源、空调等辅助设备和计算机房设施等,有条件的学校应尽量发掘和利用现有计算机设备。管理信息系统的费用可分为开发费用和运行费用,前者包括设备购置、人员工资、培训和开发过程中的一系列支出等,后者包括机器运行、维护和修理费,人员工资和水、电、纸张和软盘等日常开支。

要有足够的资金保证,才能顺利完成整个系统的开发工作。当然,资金的投入也可以在开发和运行过程中分阶段进行,在逐步取得阶段成果的基础上补充更多的资源。

3)组织一个强有力的开发小组

管理信息系统的质量,在某种意义上直接取决于开发人员的水平和素质。开发小组的人数因系统规模大小而异,通常包括系统分析员、程序员、数据录入员和硬、软件维护人员。由于管理信息系统的开发通常是从逐个子系统分期分批进行的,同时,已开发完毕投入使用的系统仍需不断维护、改进和完善,因此这个开发小组应该在相当长的时期内存在。

学校管理系统开发步骤

一般说来,管理信息系统的建立与应用可以划分成总体规划、系统开发和系统运行三个阶段,其中系统开发阶段还可进一步分为系统分析、系统设计和系统实施等工作环节。上述各个阶段排列成一个严格的线性开发序列,在每个工作阶段均产生完整的技术文档作为下一阶段工作的指导和依据,每一阶段都应对文档进行评审,确信该阶段工作己完成并达到要求后才`能进入下一阶段,同时在以后的工作中不能轻易改变前面经过评审的成果。

上述开发方式的主要优点是便于开发工作的组织和管理,并且可大大降低管理信息系统开发的复杂性。国内外许多系统开发的实例都证明这是一种行之有效的开发方式。

学校管理系统的规划

系统规划是整个管理信息系统建立过程中的基础阶段。因为新系统是在现有系统基础上发展而成的,所以首先应对现有系统进行全面的调查和分析,通过对用户需求的调查,提出新系统的开发目标,并进行可行性研究,为新系统开发能否进行提供定量和定性的依据,这就是总体规划的任务。

现行系统的初步调查

初步调查是为了了解现有系统的概貌、规模等基本情况,从而确认新系统的目标。该阶段需调查的主要内容有:

l)现行系统的概况:当前规模、功能、工作效率、归属部门等。

2)组织机构:现行系统的组织机构,归属关系、人员安排等,它不仅为新系统各功能子系统的划分提供依据,还可进一步暴露组织和人事方面的不合理现象。

3)管理流程及工作步骤:现行系统中各管理职能部门(教务、财务等)的管理业务流程、各种数据在收集、整理、输入、存贮、处理和输出各个环节的具体加工步骤,主要单据、表格的来源和去处等,从而得到较为完整的信息流程。上述各项内容在系统分析阶段中还需进一步作详细调查。

4)当前系统的薄弱环节:在调查中应善于发现问题并找出其前因后果,这些问题往往是新系统中要解决和改进的主要问题。

5)建立新系统的资源情况:为了建立新系统,学校或主管部门准备投入人力(何种技术水平、有多少人)、财力(多少场地和设备、多少资金)和时间(可以给多长开发时间)的基本情况,对于已有计算机设备的学校,应详细调查其功能和目前使用状况,考虑在新系统中充分发掘其潜力。

6)各部门管理人员对新系统目标持有的看法,以及对建立新系统的态度。

可行性分析

在现行系统初步调查的基础上就可以提出新系统目标,即新系统建立后所要求达到的运行指标,这是系统开发和评价的依据。新系统目标应充分体现学校的战略目标、发展方向和基本特点,直接为学校管理服务,同时,新系统目标应该和现行系统的各项基本功能密切相关,并且可以分期分批实现。需要指出的是,新系统目标不可能在总体规划阶段就提得非常具体,它还将在开发过程中逐步明确和定量化。新系统目标的提法不尽相同,例如:提高工作效率和减轻劳动强度;提高信息处理速度和准确性;提供新的处理功能和决策信息;为教学、科研提供更方便的服务项目等等。新系统的目标确定后,就可以从以下三方面对能否实现新系统目标进行可行性分析:

1)技术可行性

根据新系统目标来衡量所需的技术是否具备,一般可从硬件、软件的性能要求、环境条件、技术人员水平和数量等方面去考虑和分析,其中开发人员的技术力量应首先考虑能力与水平,并考虑近期内可以培养和发展的技术人员。

2)经济可行性

估算新系统的开发费用和今后的运行、维护费用,估计新系统将获得的效益,并将费用与效益进行比较,看是否有利。

开发、运行和维护费用主要包括:购买和安装设备的费用:计算机硬件、系统软件、机房、电源、空调等。软件开发费用:若由本单位的技术人员开发,则该项费用可以计入下面的人员费用一项。

人员费用:系统开发人员、操作人员和维护人员的工资、培训费用等。消耗品费用:系统开发所用材料、系统正常运行所用消耗品,例如水、电费,打印纸、软盘、色带等开支。

其它费用

系统的效益可以从经济效益和社会效益两方面考虑。对于学校管理信息系统则应着重分析其社会效益。例如,系统投入运行后可以提供哪些以前无法及时提供的信息,用户查询和使用信息的方便程度提高多少、速度增加了多少,对于管理人员进行决策提供了多少帮助等等。

3)运行可行性

对新系统运行后给现行系统带来的影响(包括组织机构、管理方式、工作环境等)和后果进行估计和评价。同时还应考虑现有管理人员的培训、补充,分析在给定时间里能否完成预定的系统开发任务等。

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