2015/10/16 15:40:37 数字化校园推广方案及应用策略分析

随着信息化的发展,数字化校园的建设如雨后春笋般出现。各高校在数字化校园建设后,存在许多问题和弊端:(1)各部门自建的信息系统技术不统一,系统安全无法保障,一旦部门人员或管理需求发生变化,系统升级与继承性则难以保证;

(2)各应用系统之间管理规范不明确,缺乏统一标准。各个部门的业务系统犹如一个个信息孤岛,没有从学校整体需求考虑,造成数据共享困难,无法为学校决策分析作支持;

这些问题都可能在数字化校园建设的过程中或多或少的出现。因为新事物在建设实施的过程中实际操作和方案总是有一定的问题。

这一切问题的出现导致了数字化校园应用的现状

对于已经熟练使用旧系统的校内用户来说,新系统无疑需要重新学习并投入一定的时间与精力,如果此时与之配套的学校政策跟不上,各业务系统设计又存在不合理因素,造成新系统试用不顺畅,久而久之,就无人愿意再使用新系统。这样,登陆人数少,使用人数少,录入数据少,系统运转不顺畅,系统就闲置下来,结果许多高校花了大量资金、费了大量时间和精力开发出来的信息门户与信息系统应用不起来,不但造成了很大的资源浪费,而且系统后期维护也需要资金,数字校园建设不但没有实现全校信息一体化,反而造成了资金缺口和损失。

 这是很多高校对数字化校园望而又爱又恨的重要问题。归根到底是对数字化校园建设的认识不足,以及接受新事物的能力相对比较薄弱。益教教育工程师就以往数字化校园建设的经验具体的给大家分析。

数字校园推广方案及应用策略分析

如何能够广泛地推广数字化校园平台,提高各应用系统的使用程度,是数字化校园建设需要考虑的核心问题。一套无法应用起来的系统,无论开发得多么精巧,也无法实现其价值。因此,在这里我们提醒大家在建设的初期就应该充分考虑其推广与应用问题,并将解决这些问题的措施与应用系统的开发结合在一起,逐步向前推广,使数字化校园建设稳步前进。

1 政策措施

为配合高校数字化校园建设, 学校首先应成立信息化小组,该小组由主管校领导和信息系统相关部门负责人组成,专门负责与数字化校园有关的政策与决议。每个部门争取设立一个信息岗, 该岗位人员专职负责本部门信息系统建设的各项事宜,这样可以加快系统开发速度,提高效率。如果学校各部门岗位设置已满,增设信息岗有困难,则可以让本部门计算机水平较好的人兼任。每个部门根据不同的业务流程,分岗位分模块,每个子模块对应一个本部门联络员,该人员主要负责本模块开发的需求分析、数据提供、功能确认等。

专职负责数字校园建设的单位也根据划分模块对应不同的联络人,专门负责与自己对应部门进行走访跟踪、需求调研与反馈、发放任务书、签订需求规格说明书、系统测试、签订系统功能确认单、安排业务部门相关工作人员培训等,一方面缓解了业务部门人员的部分工作压力,同时由于一对一的沟通与协调,开发出来的信息系统更加适合各业务部门的使用需求。

系统试运行前, 学校必需先出台与数字化校园相配套的政策措施,从学校层面督促各职工积极配合试用。系统由领导带头使用,自上而下推广,并对配合积极、试用效果较好的单位在全校给予表扬,对不配合、不积极的单位进行全校通报,充分调动大家试用系统的积极性。

2 应用系统策略

应用系统开发时,为便于将来推广,需增强系统使用的可持续性,应考虑如下几个问题:

(1) 数据整合与录入策略。业务系统的运转依赖于各项数据的支持。通常,新系统在正常使用前,工作量较大的就是数据的整合与录入。如果一个系统的使用,必需依靠工作员巨大的工作量和难于收集与整理的数据,这无疑对用户使用新系统的积极性造成极大的打击,想要推广下去就很难了。因此,数据录入是推广过程中首先要解决的问题。除上述策略外,为了保持数据的一致性,凡是有数据交叉的部门必须在数据上达成一致,并且各部门对自己所管数据具有权威性

(2)系统可持续性策略。

系统可持续性设计是信息系统能够长期有效使用的最佳保障。所谓系统可持续性是指系统的灵活性设计,包括:学校机构及代码灵活调整、各部门报表样式及字段灵活设置、数据库字段灵活设计、各部门业务流程灵活定制等,只有能够根据政策改变而灵活变化以适应新需求的系统才能长时间稳定的使用下去。

(3)功能菜单设计策略。

一个操作简单且实用性强的系统往往能够得到用户最广泛的应用。如果系统功能过于详细和复杂,菜单数目庞大难于理解,学习操作都十分不便,势必影响系统的推广及使用。

数字化校园建设案例分析

不同信息系统有其不同的业务与特点,针对各应用系统的独特性可以探寻适合该系统推广的方式。以我校信息门户平台为例,探讨数字校园推广方案

信息门户平台以统一的平台集成数字校园现有的各业务系统,统一用户登录,实现各应用系统间无缝共享与数据交换。为了提高信息门户的使用概率,针对信息门户承载的信息特点,进行如下设计:①信息门户承载校园内网功能,与数字化校园办公系统(简称:OA 系统)结合,通过OA系统中信息发布、学校日程管理、一周活动安排等菜单,向信息门户发布和上传校内最新下发文件、部门公告、院系动态、通知公告、资料下载、学校日程与一周会议活动安排等信息,这些内容为学校内部信息,只有通过登录到信息门户才能查看和下载。此外,为方便用户使用,在门户登录界面设计匿名登录按钮,匿名登录通过校内IP地址判断进行授权,校外使用VPN登录。匿名登录用户只能查看各内部文件与通知,不能对业务系统进行操作,这对仅想关注内网信息的用户节省了登录时间。

②在信息门户中设计信息服务模块,该模块包括工资查询、项目查询、电子收发室、邮件查询等。工资查询与财务系统集成,项目查询与科研系统集成,邮件查询与邮件系统集成,用户只要一登录信息门户,就能对平时最常使用的个人信息直接进行查询与操作,无需再进入各业务系统。上述设计使信息门户与日常办公及个人信息进行有效结合,极大地提高了门户的使用频率,使我校数字化校园信息门户平台得到了广泛的应用和推广。

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