2015/10/4 16:36:45 口述:如何以数字化校园办公系统缺点来提高办公效率

对于传统的教学管理模式而言,通过数字化校园办公系统实现网上审批,大部分人从最初的不习惯,到现在已经离不开这个系统了,这一点是非常好的,不仅加强了校领导和教师之间的沟通,同时也方便了师生之间的互动交流。但还是有些年龄较大的人对系统的认识有误区,他们感觉网上审批很抽象,看不见、摸不着的,不像以前在纸张上审批那么稳妥和直观。那么如何正视这一OA办公的缺点呢?下面举例向大家介绍。

学校数字化校园办公系统已经上线了4个多月了,目前看整体使用情况还是很顺利 的。绝大部分人都已经熟悉了这个系统,使用上也没有什么障碍了,特别对于各系的教师来说规范了教学办公秩序,像类似审批或者是办公已经逐步转移到网上。提升了学校教师办公效率,节省了人力、物力和时间成本,确实给学校教师带来了方便。更保证了学校教师管理制度的规范和落地。这是值得可喜可贺的。

 但是,也有的领导觉得使用这个系统比较麻烦和抽象,我想造成这种现象的主要原因还是对系统不够熟悉。” 学校教务处主任王云天在教务会议上发表了学校近3个月对数字化校园办公系统的认知。

市场管理系张主任环视了一圈,说道:“这个系统是不错,但是用起来比较麻烦啊,我们这些年龄大的人不太习惯,不如用纸张审批签字方便,看得清楚”。张主任今年50多岁,是学校主要负责人之一,以前没怎么接触过电脑,他的话又得到了其他几个人的附和。

其实在数字化校园办公系统上审批文件,除了方便、快捷以外,还要比纸张的方式更直观、更透明。因为在数字化校园办公系统内,申请人和审批人都可以实时、全程的看到一个步骤的审批,你像这个教学项目申请流转到哪里了、审批人的审批 意见和审批时间、审批结果等等,都能够直接看到,这显然是用纸张审批的方式不可能实现的。所以,网上审批不但不抽象,而是更形象。”这是以前纸质化办公室完全实现不了的。信息化要求我们与时俱进,这也是数字化校园建设必不缺少的。王主任接着说道。

“在哪里能设置表单呢?我记得原来培训过,后来忘了。唉,现在忘性真是大啊,”打开“工作流程“中表单定义中即可设置。能够看到自己发出去的申请的审批状态和审批记录,如果发现审批人一直没有审批,还可以对他进行催办。审批人在‘待办事宜’中查看,能够看到在自己审批前和审批后的全部审批记录。你想,如果用纸张审批,是不是就只能看到前面的审批,看不到后面的审批了呢?”“这些数字化校园办公系统设计很完善、也很严谨,有很多好的功能值得我们去挖掘。比如能够看到审批单的全程审批记录,尤其是能够看到最终的审批结果,对审批人来说就非常有用,这在以前是做不到的。

“功能好是好,但是我们都记不住也不会用,也就压根没有想到去用。我们可以定期搞点培训啊,集中培训我们几次。比如每周的周三下午学校没课,可以让我们进行培训“

是的,鉴于这种情况,我们规定每周三下午4点之后在学校图书馆二楼进行培训,凡是想了解或者是咨询数字化校园办公系统问题的“都可以来参加。二是对主要领导,我们会不定期的进行跟踪培训,随时解答疑 问。”“这种方式好,比较灵活,也不耽误时间。”

“当初我们在进行数字化校园办公系统选型的时候,就非常注重系统的实用性和易用性,这样的系统才能让我们快速用起来,所以选择了数字化校园办公系统。毕竟我们的系统才刚刚实施,所以现在有些问题都是很正常的,只要大家对系统熟悉了,就会越用越好。”

上述是商丘职业技术学院在用了数字化校园办公系统之后的学校的反馈,有时候能把产品的缺点或者是不足说出来是对产品的性能的一种提高。因此在实施过程中,应该趁热打铁,做好培训,尽快的让学校办公人员掌握系统的作用和操作方法。只有真正的顺手,爱上OA系统才能够发挥其最大的应用价值。当然在这个过程中我们也可以就OA的缺点正确对待,只有发现问题才能更好的解决问题。真正的实现投入产出比最大化。 

后续:经过这次大家的相互交流和认知,学校在接下来的一个月顺利的制定了实施计划和方针,充分利用有限的时间进行培训和系统的讲解。仅用一个月的时间让每个教体员工都用的上手。真正的发挥其巨大的优势!

 
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